【necfru drive活用事例】退職・異動の引き継ぎ

顧客提示可 活用事例｜退職・異動の引き継ぎ necfru drive 前任者のファイルも、 ホーム 前任：山田のファイル 権限設定 引き継ぎ 開かずに中身がわかる A社 _提案書 _最終 .pptx 営業部 A 社向け生産管理システムの提案。導入と 3 年間の保守 A 社 提案書 前任：山田 退職や異動の前に、本人の PC のフォルダを、構成のまま会社の保 見積 _0412.xlsx B 社向け保守契約の見積。年額と作業範囲の内訳 管庫へ移します。自動で付く概要で、後任が中身をつかめます。 B 社 見積 メモ .docx 01 PCのフォルダを、構成のまま移す C 社との打ち合わせの記録。次回までの宿題が 3 件 フォルダの形を崩さずに、会社の保管庫へ C 社 議事録 資料 (1).pdf 02 開かなくても中身がわかる D 社との業務委託契約書の写し ファイルごとに、概要とタグが自動で付きます D 社 契約書 03 見られる人を、後任に付け直す 画面イメージ（架空のデータ） フォルダごとに、後任と部門へ権限を設定 necfru drive 　活用事例｜退職・異動の引き継ぎ 1 / 6

顧客提示可 1｜困りごと 前任者のファイルが、誰にも分からない 退職や異動のたびに、本人の PC や個人フォルダにファイルが残ります。ファイル名だけでは中身が分か らず、消してよいかも決められません。 本人の手元に、ばらばらに残る 中身を知っているのは、本人だけ ノート PC 個人のOneDrive ファイル名が並ぶだけ 中身は本人しか知らない メモ .docx ？ 新しいフォルダ (3) ？ 外付けHDD メールの添付 退職 HDD 机の中に何台もある 受信箱に残ったまま 最終 _v2_ 修正 .xlsx ？ 辞めたあとは、聞く相手がいない ？ 前任者 「このフォルダ、消していい？」 誰も決められない necfru drive 　活用事例｜退職・異動の引き継ぎ 2 / 6

顧客提示可 2｜解決の流れ 移して、まとめて、後任に渡す 本人のフォルダを構成のまま移すと、概要とタグが自動で付きます。権限を後任に付け直せば、引き継ぎは終わりです。 1 人 2 自動 3 人 4 人 5 人 山田 後任 部門 A 社 A 社 提案書 残す A 社 提案書 提案書 necfru 営業資料 ○ ○ 見積 drive 提案書 メモ 確認 契約書 ○ － A社 _提案書 _最終 2025 年 2025 年 見積 旧版 消す 構成のまま取り込む 概要とタグ まとめを確かめる 権限を付け直す あとから探せる PC のフォルダを、その ファイルごとに中身を自 後任が概要を見て、残す 後任と部門が見られるよ 概要やタグで、後任も部 ままの形で 動でまとめる ものを決める うにする 門も探せる 導入の前に知っておいていただきたいこと 自動で付く概要は手がかりです フォルダ構成のままダウンロードも ユーザー数に上限はありません 消す・残すは、人が中身を確かめて決めます 必要なときは、手元へそのままの形で戻せます 後任や関係者にも、個人の ID を出せます necfru drive 　活用事例｜退職・異動の引き継ぎ 3 / 6

顧客提示可 3｜こう変わる 聞く相手がいなくても、中身がわかる ファイルごとの概要と付け直した権限で、前任者がいなくても仕事を続けられます。 いま 導入後 本人の PCや個人フォルダ 構成のまま会社の保管庫へ 置き場所 辞めると手が届かない 営業部 後任と部門が見られる メモ .docx 一つずつ開いて確かめる 概要 概要で先につかむ 中身 新しいフォルダ (3) ファイル名では分からない 開く前に要るかどうかがわかる 最終 _v2.xlsx 消せずに残す 残す 残す・消すを決められる 判断 前任者 ？ 何年も誰も触らない 消す 中身を見て判断できる necfru drive 　活用事例｜退職・異動の引き継ぎ 4 / 6

顧客提示可 4｜こんな会社に こんな会社に向いています 人の入れ替わりがある会社に。当てはまる項目が多いほど、効果が出やすくなります。 ✓ 退職や異動が毎年ある ✓ 個人の PCにファイルが残る HDD 引き継ぎが本人まかせになっている OneDrive や外付け HDD にも散らばる ✓ 消していいか誰も決められない ✓ 引き継ぎに時間がかかる 前任者 ？ 1 件ずつ 前任者のフォルダがそのまま残る 中身を一つずつ開いて確かめている 担当替え・部署の統廃合・定年退職にも 人が入れ替わる場面なら、同じ流れで使えます 担当替え 統廃合 定年退職 necfru drive 　活用事例｜退職・異動の引き継ぎ 5 / 6

顧客提示可 5｜環境と安全 necfru drive の環境と安全について お客様のデータは他社と分けて保管し、誰が見られるか・どう使われたかを管理できます。 環境 運用・保守：ネクフル 見られる人を決める ユーザーごと・フォルダごとに、閲覧できる範囲を設定 AWS 御社の AWSアカウント 他のお客様 他のお客様 操作の履歴を残す ログイン・ダウンロードなど 11 種類を記録、 CSV で出力 社外への渡し方を決める 共有URL 共有 URL に期限・回数・認証を設定、発行後の無効化も 期限・回数 お客様ごとに、 AWS のアカウントを分けて提供します 他社とデータも環境も共用しません 接続元を絞る 203.0.113.0/24 運用と保守はネクフルが行います（お客様の社内に置く形ではありません） 一般ユーザーの接続元を、 IP アドレスで制限 198.51.100.0/24 necfru drive 　活用事例｜退職・異動の引き継ぎ 6 / 6