ファイル名での検索、AIが付けたタグでの絞り込み、会話でたずねるAI検索の3つに同じ30問を解かせた実測結果と、「探せない」が起きる4つの型をまとめた調査報告です。
社内にファイルは保存されていて、閲覧する権限もあり、削除もされていない。それでも、思いつく言葉で検索すると出てこない。本資料では、この状態を「到達できないファイル」と呼び、なぜ起きるのかを4つの型に整理しました。あわせて、検証用に作った138ファイルを使い、検索のしかたによって目的のファイルにたどり着ける割合がどれだけ変わるかを実測しています。検索結果が0件でも、ファイルが無いとは限りません。「その言葉では出なかった」だけです。
■ こんな方に
・過去の図面や資料は、担当者に聞くのがいちばん早いという状態になっている
・「確かにあったはず」のファイルが見つからず、同じ資料を作り直したことがある
・見つけた後に、社外に出してよい版かどうかを毎回確認している
■ この資料で分かること
・ファイル名が、後から探す人の言葉と食い違う理由
・「探せない」の4つの型（ファイル名が中身を表していない／保存する人と探す人の言葉が違う／必要な情報がファイルの中にある／見つけても使ってよいか分からない）
・ファイル名での検索と会話でたずねるAI検索で、30問中いくつ正解を1位に出せたか（10問と29問）
・AIでタグを付けるだけでは、探しやすさが十分に上がらなかった理由
■ 目次
01. ある。でも、探せない
02. 到達できないファイルとは何か、4つの型
03. ファイル名は、未来の検索語を知らない
04. 検索結果0件が意味すること
05. 10業種に共通する「探せない」（建設・製造・放送・自治体・医療・士業など）
06. 測定のしかた（138ファイル・35問。問題と正解は先に固定し、やり直しなし）
07. 測定結果：検索のしかたによる差と、タグだけでは足りなかった理由
08. 自社に当てはまるかのチェック
■ 収録しているもの
・「探せない」の4つの型の整理
・業種ごとの具体的な場面（竣工から10年後の図面探し、動画の中の発言探し、研修動画の配布状況など）
・検索のしかた別の結果表（1位に正解が出た割合と、上位10件に正解が1件も出なかった割合）
・6項目のセルフチェック（1つでも当てはまれば、到達できないファイルがある可能性）
■ 資料の体裁
全16ページ／16:9のスライド形式
■ necfru drive について
necfru drive は、ファイル名だけに頼らず、ファイルの中身から目印を付け、会話でたずねて探せるAI検索を備えた保管庫です。いま使っているクラウドや社内の共有サーバーは乗り換え不要で、併用できます。
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このカタログについて
| ドキュメント名 | 【技術資料】検索しても出てこない社内ファイルの正体｜138ファイルの実測で、検索のしかたによる差を比べました |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| ファイルサイズ | 264.9Kb |
| 取り扱い企業 | 株式会社ネクフル (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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