長期保管は「安い置き場を選ぶ」だけでは失敗します。データを使う頻度で判定し、置き場を分けたあとも中身から探せる状態を保つための判断基準をまとめました。
長期保管は、安い置き場を選ぶだけでは失敗します。安く置いたデータを実際に使うときの手間と時間を見積もっていないと、かえって高くつくためです。本資料は、自社のデータを使う頻度で判定し、置き場を分けたあとも中身から探せる状態を保つための基準を、チェックリストとワークシートで示します。
■ こんな方に
・長期保管の置き場を検討しているが、自社のデータをどちらに置くべきか判断できない
・安い置き場に移したあと、必要になったときの手間と時間が読めない
・置き場を分けたら、どこに何があるか分からなくなりそうで踏み切れない
■ この資料で分かること
・データを「使う頻度」で分ける考え方と、それぞれの置き場が向く用途
・安さだけで置き場を選ぶと、かえって高くつく5つの理由
・原本を戻すときの負担を「頻度×量」で見積もる考え方
・置き場を分けても中身から探せる状態を保つ条件
■ 目次
01. 使う頻度でデータを分けるという考え方
02. 安い置き場の落とし穴──安さだけで選ぶと逆に高い
03. 実務ツール：データの仕分けと配置設計
04. 使い分けても「探せる」──necfru drive
05. よくある質問
■ 収録している実務ツール
・使う頻度を判定する5つの観点
・仕分け判定チェックリスト（判定基準の表＋記入例）
・仕分け配置ワークシート（記入例つき）
・分けずに持ち続ける運用と、使う頻度で分ける運用の比較
・よくある質問（取り出しの速さ／既存のクラウドとの併用／分けたあとの検索／大容量の原本／安全性）
・necfru drive が向く条件・向かない条件
■ 資料の体裁
全23ページ／16:9のスライド形式
■ necfru drive について
necfru drive は、いま使っているクラウドや社内の共有サーバーを作業場としてそのまま残したまま、確定した資料やめったに使わないデータだけを預けられる保管庫です。乗り換えは不要で、預けたあとも中身から探せる状態を保ちます。
このカタログについて
| ドキュメント名 | 【技術資料】安く置いたのに、取り出すと高くつく｜使う頻度でデータの置き場を分ける設計ガイド |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| ファイルサイズ | 538.1Kb |
| 登録カテゴリ | |
| 取り扱い企業 | 株式会社ネクフル (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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このカタログの内容
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W H I T E P A P E R
HOT∕COLD、うちのデータはどっち？
仕分け判定
データを「温度」で判定し、置き場を分ける設計ガイド チェックリスト
安く置くだけでは、 ‧配置ワーク
シートつき
⻑期保管は失敗する。
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⽬次
この資料の内容
01 HOT∕COLDという「2つの温度」の考え⽅ P.03
02 安い保管の「落とし⽳」──安いだけで選ぶと逆に⾼い P.07
03 実務ツール：データの仕分けと配置設計 P.10
04 使い分けても「探せる」──necfru drive P.17
05 よくある質問‧お問い合わせ P.20
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HOT∕COLDという
「2つの温度」の考え⽅
⻑期保管で失敗しないコツは「全部を速い保管に置き続けない」こと。データを“温度”＝使う頻度で分ける発想を整理します。
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基本の発想
データを「温度」で分ける
HOT∕COLD は、データを使う頻度（＝温度）で分ける考え⽅です。よく触るデータは 2 つ の 温 度
「温かい（ホット＝HOT）」、めったに触らないが捨てられないデータは「冷たい（コール
速い保管：よく使うデータ向け →
ド＝COLD）」と表現します。
この「使う頻度で置き場所を変える」発想が、使う頻度でデータを分けて保管する運⽤で 安い保管：使わないが捨てられない
す。社内でも、社内の共有ファイル保管機はよく使う保管寄り、テープでの保管は安い保
管の代表格、といった住み分けがあります。
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2つの温度の性格
速い保管∕安い保管、それぞれの向き
保管の種類 向くデータ 保管コスト 原本のダウンロード
速い保管 進⾏中案件‧⽇々参照‧共有中 ⾼め すぐダウンロードできる
（よく使うデータ向け＝HOT）
安い保管 終了案件‧古い映像‧過去の設計デー 最⼩級 原本を戻す処理のあとダウンロード（待
（使わないデータ向け＝COLD） タ‧契約書類 ち時間‧費⽤）
軽いプレビュー（元データを開かず中⾝を確認できる軽い確認⽤データ）は、どちらの保管でも⾃動でつくられ、⾒る‧ダウンロード‧共有は原本を戻す処理なしでできます。時間‧費⽤がかかるのは、安い保
管の原本そのものをダウンロードするときだけ（速い保管の原本はすぐ取り出せます）。保管の料⾦や戻す時間は各サービスで前提が異なります（推定）。
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共通の仕組み
軽いプレビューは、両⽅の保管で使える
保管を「速い∕安い」に分けても、中⾝が⾒えなくなるわけではありません。すべてのフ ポ イ ン ト
ァイルには軽いプレビュー（元データを開かず中⾝を確認できる軽い確認⽤データ）が⾃ 中⾝の確認は、どちらの保管でも原本を戻す処理なし
動でつくられ、速い保管でも安い保管でも、⾒る‧ダウンロード‧共有ができます。 でできる。時間‧費⽤がかかるのは、安い保管の原本
を戻すときだけ。
待ち時間や費⽤がかかるのは、安い保管に置いた原本そのものをダウンロードするとき
（＝原本を戻す処理）だけ。中⾝の確認だけなら、原本を戻す処理はいりません。
放送マスターや撮影の⽣素材のような超⼤容量データは、原本を⼿元（社内サーバーやテー
プでの保管など）に置いたまま、保管基盤側には軽いプレビューだけを持つ使い⽅もできま
す。全部を預けなくても、中⾝の確認はいつでも可能です。
だから「安い保管に落とすと死蔵する」という不安は当てはまりません。中⾝は常に確認で
き、原本が本当に必要なときだけ戻せばよいからです。
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安い保管の「落とし⽳」
安いだけで選ぶと逆に⾼い
安い保管は「安い」ことばかり注⽬されますが、選び⽅を誤ると逆に割⾼になります。ここは正直にお伝えします。
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落とし⽳
安い保管に落とす前に知るべき5つ
✓ 原本のダウンロードに時間
安い保管の原本をダウンロードするには「原本を戻す処理」が必要で、待ち時間（数時間〜数⽇級とされることも）が発⽣する設計が⼀般的。※中⾝の確認‧軽
いプレビューの表⽰‧ダウンロード‧共有は、戻す処理なしでできます。すぐ要る原本を落とすと業務が⽌まります。
✓ 戻す‧転送に費⽤
原本を戻す処理（回数‧量‧ダウンロードの通信）に応じた費⽤がかかる設計が⼀般的。原本を頻繁に出し⼊れすると「安いはずが⾼くつく」。
✓ 最低保管期間
早期に削除しても、⼀定期間分の料⾦が発⽣するケースがあります。
✓ ⼩さいファイルで逆に割⾼
⼩さなファイルを⼤量に安い保管へ回すと、1件ごとの付加コストでかえって割⾼になることがあります。
✓ 置いたら探せなくなる
⻑期保管に回した瞬間に⾏⽅不明になり、結局また⼿元へ戻してしまう──これが最⼤の落とし⽳です。
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落とし⽳の結論
安さだけで⼀律に落とすのではなく、
使う頻度と戻す量を⾒積もって 振り分ける。
だから「何を安い保管に落とすか」の仕分け判定こそが実務の肝になります。次章の判定ツールへ。
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実務ツール：データの
仕分けと配置設計
ここからは、⾃社データにそのまま当てはめて使える実務ツールです。5つの観点での仕分け判定、データ種別ごとの配置、戻すコス
トの⾒積もりの考え⽅をまとめました。
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判定の5つの観点
温度は、この5つの観点で判定する
✓ 使う頻度
最後にいつ開いたか。⽇々触るなら速い保管、めったに触らないなら安い保管寄り。
✓ 取り出しの緊急度
原本がすぐ要るか。すぐ要るデータを安い保管に落とすと業務が⽌まります。
✓ 保存年限
法律や社内規程で「捨てられない」データは、⻑期保管を前提に安い保管へ。
✓ 容量の⼤きさ
動画‧⾼解像度画像など、作業領域を圧迫している⼤容量データは退避の優先度が上がります。
✓ 原本の置き場
超⼤容量で全部を預けるとかさむ原本は、⼿元に置いて軽いプレビューだけ預ける選び⽅もできます。
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チェックリスト
仕分け判定チェックリスト（判定基準）
仕分けの観点 速い保管に残す⽬安 安い保管に寄せる⽬安
使う頻度 ⽉1回以上、誰かが開く 90⽇以上、誰も開いていない
原本が要る緊急度 原本をすぐ使う 原本を戻す処理の待ちを許容できる
保存年限 参照‧再利⽤が業務で続く 法律‧社内の年限で保持するだけ
容量の⼤きさ ⼩容量で影響が⼩さい ⼤容量で作業領域を圧迫
原本の置き場 保管基盤で原本も管理したい 原本を⻑期保管したい（超⼤容量なら⼿元＋軽いプレビ
ューも可）
使い⽅：各データ種別を5つの観点で当てはめ、多く該当する側へ寄せます。迷ったら「速い保管に残す」が安全。原本を頻繁に戻すデータを安い保管に落とすと、戻す費⽤でかえって割⾼になり得ます（中⾝の
確認は軽いプレビューで、戻す処理なしにできます）。
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記⼊例
仕分け判定チェックリスト（記⼊例）
データ種別 使う頻度 緊急度 保存年限 容量 判定
進⾏中プロジェクト∕提 本⽇ 即時 — ⼩ 速い保管
案‧⾒積
過去案件フォルダ∕図 180⽇前 低い 10年 約1.2TB 安い保管
⾯‧検査記録
過去の帳票‧スキャン 90⽇前 低い 7年 約400GB 安い保管
PDF
納品済みの撮影‧映像素 120⽇前 低い 5年 約3TB 安い保管
材（4K）
放送マスター‧撮影⽣素 ほぼなし 中⾝確認のみ ⻑期 超⼤容量 安い保管＋原本は⼿元
材（⻑尺）
容量を⾷う上位フォルダから記⼊し、5つの観点で当てはめて判定します。超⼤容量の原本は、⼿元（テープでの保管など）に置いて軽いプレビューだけ預ける選び⽅もできます。
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ワークシート
仕分け配置ワークシート（記⼊例）
データ種別 置き場 配置の理由 探す⼿がかり
進⾏中案件‧共有中ファイル 速い保管 ⽇々参照‧共有中で即時性が要る フォルダ∕通常の検索
終了案件‧確定版の書類 安い保管 更新なし‧保存年限で保持するだけ ⽬印（タグ）‧AI概要
過去の設計データ‧古い図⾯ 安い保管 使わないが捨てられない‧⼤容量 ⽬印（タグ）‧軽いプレビュー
過去の放送素材‧映像 安い保管 低頻度だが必要時に取り出す ⽂字起こし‧横断検索
放送マスター‧撮影⽣素材 安い保管（原本は⼿元） 超⼤容量‧原本は⼿元で管理 軽いプレビュー
データ種別ごとに「どこへ‧なぜ‧どう探すか」を1⾏ずつ埋めます。探す⼿がかりまで決めておくことが、安い保管に回したデータを死蔵させないコツです。
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試算の考え⽅
原本を戻す費⽤‧時間は「頻度×量」で⾒積もる
安い保管の費⽤は、⼤きく「置いておく費⽤」と「原本を戻す費⽤」に分かれます。中⾝ 試 算 の コ ツ
の確認‧軽いプレビューの表⽰は戻す処理がいりません。安さだけで⼀律に落とすと、原 移す前に「本当に使わないか」を頻度で⾒積もる。具
本を戻すときにかえって⾼くつきます。 体的な料⾦‧御社データでの試算は、お問い合わせく
ださい。
考え⽅はシンプルです。原本を滅多に戻さない確信度が⾼いデータほど安い保管向き。原
本を戻す回数が多いと、安いはずの保管が割⾼になります。
置く費⽤：容量×保管の料⾦。安い保管の料⾦は速い保管より⼤きく下がるのが⼀般的（推
定）。
戻す費⽤：原本を戻す処理（回数‧量‧通信）に応じて発⽣。最低保管期間‧⼩容量割⾼に
も注意。
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⽐較
分けずに持ち続ける vs 使う頻度で分ける
分けない（全部を速い保管に置き続ける） 分ける（速い保管∕安い保管）
保管コスト △ 使わないデータにも作業⽤と同じ料⾦ ◎ 使う頻度に応じて置き分け、保管コストを最適化
業務速度 △ 速いが、容量圧迫で頭打ちになりがち ◎ 作業⽤は速い保管に残し速度を維持
⻑期保管 △ 容量上限‧増設に追われ続ける ◎ 使わないが捨てられないデータを安く保持
探せるか △ 膨れ上がり、どこに何があるか属⼈化 ◎ 安い保管に回した後も中⾝から再発⾒できる
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使い分けても「探せる」
necfru drive
多くの解説は「どこに安く置くか」で終わり、「置いたあと、どう探すか」が語られません。探せる状態のまま⻑期保管して初めて、
使い分けは意味を持ちます。
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探せる仕組み
安い保管に回したデータも、中⾝から再発⾒する
necfru drive は、データを使う頻度で速い保管‧安い保管に分けつつ、AIで探せる状態の デ ー タ の 扱 い
まま⻑期保管できる法⼈向けの保管基盤です。置き場を分けた後も、中⾝から再発⾒する AIによる解析で、顧客データがAIモデルの学習に利⽤
仕組みがあります。 されることはありません。既存クラウド（Dropbox∕
AI概要⽣成：内容を⾃動で要約し、開かなくても⼀覧で中⾝を把握。 Box∕Google Drive∕OneDrive∕SharePoint）は作業
場のまま併⽤できます。
AI⾃動タグ付け：場所‧⼈物‧案件名‧キーワードを抽出し、探す⼿がかり（⽬印）に。
動画の⽂字起こし∕軽いプレビュー：⻑尺の映像も発⾔を⽂字にでき、原本を開かず軽く中
⾝を確認。
AI横断検索：概要‧⽬印（タグ）‧⽂字起こし‧付帯情報（作成⽇‧案件名など）をまたいで
探せる。ファイル名を思い出せなくても候補を提⽰。
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適性
necfru drive が向く条件‧向かない条件
万能ではありません。向く場合と向かない場合を正直にお伝えします。作業⽤クラウドを置き換えるものではなく、作業場の隣に置く“探せる保管基
盤”です。
向く：既存クラウドを使い続けたい∕⼤容量‧完了案件だけ別保管したい∕名前だけでは探しにくい∕中⾝を確認して再利⽤したい∕AIで検索性を⾼めた
い∕権限管理も維持したい。
向かない：Office ⽂書の共同編集そのものを改善したい∕個⼈向けの写真‧動画保管が⽬的∕とにかく最安の保管先だけを探している∕全ファイルを常時
すぐ編集したい。
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よくある質問‧
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仕分け判定‧配置設計でよくいただく疑問に、正直にお答えします。個別のご相談も承ります。
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