完了案件の図面、検査記録、契約書類。消す判断がつかないまま個人フォルダへ逃がすと行方不明になります。消さずに残し、中身から引ける状態にする判断の型をまとめました。
保存年限があって消せないファイルは、消すのでも作業用フォルダに置き続けるのでもなく、別の保管庫へ移したうえで中身から探せる状態にしておくのが答えです。本資料は、消す／残すの判断基準と、移したあとに行方不明にしないための設計を、記入例つきのシートでまとめています。
■ こんな方に
・保存年限があって消せないが、日常業務では使わないファイルが溜まり続けている
・作業用のフォルダに置いたままだと、目当てのファイルが埋もれてしまう
・個人フォルダや社内の共有ファイル保管機（NAS）の奥へ逃がしたら、どこに入れたか分からなくなった
■ この資料で分かること
・なぜ「消せないファイル」が溜まり続けるのか、4つの理由
・消す／残すを迷わないための判断の型
・「退避すると行方不明になる」を起こさないための条件
・削除も乗り換えもせずに残す進め方
■ 目次
01. なぜ「削除できないファイル」は溜まるのか
02. 消す／残すを迷わない「判断の型」
03. 削除せず・乗り換えずに残す
04. あとから探せる状態にする＋実務ツール
05. よくある質問
06. necfru drive の位置づけ
■ 収録している実務ツール
・判定チェックリスト（観点×「保管すべき／削除してよい／要相談」の3列で具体基準を提示）
・意思決定フロー（保存年限→版の状態→再利用・記録の必要性→不要と言い切れるか、のYes/No分岐）
・法定保存年限の代表例（参考表）
・保管ルール設計ワークシート（データ種別／保存年限／確定版か／取り出しの緊急度／概要・目印／配置と判定の6列・記入例5行つき）
・あとから探せる状態にする3ステップ
・よくある質問6問、個人フォルダ・社内サーバー運用との比較表
■ 資料の体裁
全24ページ／16:9のスライド形式
■ necfru drive について
necfru drive は、いま使っているクラウドや社内の共有サーバーを作業場としてそのまま残したまま、確定した資料やめったに使わないデータだけを預けられる保管庫です。乗り換えは不要で、預けたあとも中身から探せる状態を保ちます。
このカタログについて
| ドキュメント名 | 【技術資料】保存年限があって消せないファイル｜消さずに残して、あとから探せる形にする保管ルール |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| ファイルサイズ | 591.3Kb |
| 登録カテゴリ | |
| 取り扱い企業 | 株式会社ネクフル (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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このカタログの内容
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消したくない‧消せない。でも⽇常では使わない。
そのファイル、消さずに“探せる形”で残せます。
消さずに残す。 判定‧フロー‧
ワークシートつき
捨てられないファイルの
保管ルール設計ガイド
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⽬次
この資料の内容
01 なぜ「削除できないファイル」は溜まるのか P.03
02 消す∕残すを迷わない「判断の型」 P.06
03 削除せず‧乗り換えず残す P.11
04 AIで“探せる状態”にする＋実務ツール P.14
05 よくある質問（FAQ） P.18
06 necfru drive の位置づけ P.21
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なぜ「削除できない
ファイル」は溜まるのか
完了案件の図⾯、過去の提案書、検査動画、契約書類。消す判断がつかず、作業場所に置けば埋もれ、奥へ逃がせば⾏⽅不明——こ
の構造を、まず4つの背景で整理します。
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困りごとの背景
「使わないのに消せない」4つの理由
✓ 法令で“捨てられない”
契約書‧帳簿‧取引書類には法定の保存年限があります。会社法で契約書は原則10年、法⼈税法で帳簿等は原則7年（⽋損⾦の繰越で最⻑10年）、電⼦取引データ
は2024年から電⼦のまま保存、といった例が代表的です（年限は書類種別‧法改正で変わるため最新の法令‧⾃社規程でご確認ください）。
✓ 社内規程‧再利⽤で“捨てたくない”
完了案件の図⾯‧提案書‧検査記録‧過去⾒積は「いつか参照する」「トラブル時の証跡」で消せません。⼀件ずつ判断するコストが⾼く、結局“全部残す”に倒れ
がちです。
✓ 誤削除‧消失が怖い
データ消失の主要因の⼀つが、⼈の⼿による誤削除‧上書きです。必要なものまで失う不安から、そもそも整理⾃体が進みません。
✓ 属⼈化‧ダークデータ化
個⼈フォルダ‧メール‧NASの奥へ退避した結果、担当者しか在り処を知らず、ファイル名だけでは中⾝が分からない“探せないデータ”になります。
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考え⽅の転換
問題は「どう消すか」ではありません。
どう削除せず残し、後から探せるようにするか で
す。
⼿元に積み上がるのは「毎⽇使うデータ」ではなく、消せない‧消したくないが、⽇常では使わない
データ。だから打ち⼿は、消すことではなく「削除せず残して、後から中⾝で探せる状態にする」こ
とに向かいます。
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消す∕残すを迷わない
「判断の型」
溜まる最⼤の原因は、その都度「消していいか」を勘で判断していること。毎回迷わずに済む仕分けの型と、そのまま使える判定チ
ェックリスト‧意思決定フローを配ります。
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仕分けの出⼒
ファイルは、3つに振り分ける
01 02 03
削除してよい 保管すべき 要相談
保存義務がなく、再利⽤‧証跡の可能性も低 保存年限がある、確定版‧完了案件、再利⽤ 年限が不明、確定か作業中か曖昧、関係者で
い⼀時ファイルや重複‧古い下書き。基準に や証跡の可能性がある——削除せず保管庫 判断が割れるもの。担当と管理部⾨で承認の
照らして⾃信を持って消せるものだけ。 へ。使わなくても“消さずに残す”対象です。 うえ判断し、迷ったら残します。
ポイントは“迷ったら全部残す”で肥⼤化させず、基準に照らして仕分けること。
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実務ツール①：判定チェックリスト
削除OK∕保管すべき∕要相談の⾒分け⽅
判定の観点 保管すべき（残す）⽬安 削除してよい⽬安 要相談
法定‧社内の保存年限 年限内で保持義務がある 年限が過ぎ、他に残す理由もない 年限が不明‧判断できない
版のステータス 確定版‧完了案件で固まっている 破棄前提の⼀時‧作業ファイル 確定か作業中か曖昧
再利⽤‧参照‧証跡 再利⽤や証跡の可能性がある 重複‧古い下書きで不要 参照可能性が読めない
アクセス頻度 使わないが将来必要になり得る ⻑期間だれも使わず理由もない 使うかどうか関係者で割れる
容量インパクト ⼤容量で作業場を圧迫している ⼩容量で影響も薄い 影響が判断できない
使い⽅：各⾏の観点で当てはまる列に印を付けます。「保管すべき」が⼀つでもあれば削除しない＝保管庫へ。「要相談」は担当と管理部⾨で承認のうえ判断します。
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参考：法定保存年限の代表例
“捨てられない”書類の保存年限（⽬安）
書類の種別 根拠となる法令の例 保存年限の⽬安
契約書‧取引に関する重要書類 会社法 ほか 原則10年（代表例）
帳簿‧決算関係‧取引関係書類 法⼈税法 ほか 原則7年（⽋損⾦の繰越で最⻑10年）
電⼦取引データ（注⽂‧請求 等） 電⼦帳簿保存法 電⼦のまま保存（2024年〜）
⾒積書‧納品書などの証憑 税法 ほか おおむね7年（代表例）
図⾯‧検査記録‧品質記録 社内規程‧業界基準 社内規程‧取引要件による
上表は代表的な例‧⽬安です。実際の保存年限は書類の種別‧最新の法令改正‧⾃社規程‧取引先要件で変わります。運⽤前に必ず最新情報でご確認ください。
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実務ツール②：意思決定フロー
「削除 vs 保管」を迷わず判断する
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Q1‧保存年限 Q2‧版の状態 Q3‧再利⽤/証跡 Q4‧不要の確信
保存年限があるか 確定版‧完了案件か 再利⽤‧証跡の可能性 明確に不要と⾔えるか
法定‧社内の保存年限があれば削除不可。 作業中‧改訂の可能性があれば作業場に残 再利⽤‧参照‧証跡の可能性があれば保管 ⾔い切れれば削除OK。判断がつかなけれ
→「保管（保管庫へ）」が確定。なければ す。確定‧完了なら次へ進みます。 庫へ退避。可能性がなければ次へ。 ば“要相談”（担当＋管理部⾨で承認）。
次へ。
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削除せず‧乗り換えず
残す
いまのクラウドは“作業場”のまま。確定版‧完了案件だけを別の保管庫へ退避します。乗り換えないから移⾏リスクは最⼩。使わな
いが捨てられないデータを、安全に置いておけます。
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2層で分ける
作業場はそのまま、確定版だけ退避
打ち⼿はシンプルです。いま使っている Google Drive‧OneDrive‧SharePoint‧Box‧ 2 層 運 ⽤ の イ メ ー ジ
Dropbox‧社内サーバーは“作業場”としてそのまま残します。
作業場：既存クラウド →
そのうえで、確定版‧完了案件のファイルだけを別の保管庫へ退避します。乗り換えない
ので、現場の運⽤ルールは変わりません。 確定版だけ退避
保管庫に移したファイルは、必要なときに検索‧プレビューし、元のクラウドやサーバー 保管庫：necfru drive
へ戻して使えます。移⾏に伴う業務停⽌やデータ消失のリスクを最⼩に抑えられます。
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保管の3層
どのデータを、どこに置くか
保管の区分 置くデータの例 取り出し‧閲覧の考え⽅
HOT（作業に近い層） 進⾏中‧⽇々参照‧共有中のデータ すぐ取り出せる。頻繁にアクセスする現役データ向け
COLD（⻑期保管層） 使わないが捨てられない確定版‧終了案件‧古い映像‧ 低頻度向け。取り出しに時間を要する設計で、滅多に出
契約書類‧過去CAD さないデータ向き
元ファイル保存なし（プロキシ） ⼤容量動画（放送マスター‧撮影⽣素材‧⻑尺映像）。 necfru上は軽量プレビューで確認。原本を開かず中⾝を
原本は客先で管理 把握できる
具体的な料⾦体系‧単価‧取り出し条件は、御社の運⽤に合わせて資料∕お問い合わせでご案内します。
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AIで“探せる状態”に
する＋実務ツール
「削除せず残す」を決めても、次の壁は“退避したはいいが探せない”。AIで中⾝から探せる状態にする⼿順と、⾃社データにそのま
ま書き込む保管ルール設計ワークシートを配ります。
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実務ツール③：AIで探せる⼿順
ファイル名に頼らず、中⾝から探す
S T E P 1 S T E P 2 S T E P 3
退避する AIで意味づけ 横断検索で再発⾒
確定版‧完了データを作業場から保管庫へ移し → AIが概要を⾃動要約し、場所‧⼈物‧案件名な → 概要‧タグ‧⽂字起こし‧メタデータを横断検
ます。原本を開かなくても扱える状態にしま どのタグを付与。動画は⽂字起こし、PDF等は 索。名前を思い出せなくても⾔葉や⽂脈でたど
す。 ページ単位で整理します。 り着けます。
ファイル名‧フォルダ名だけに頼る運⽤から、中⾝から探せる運⽤へ。顧客データがAIモデルの学習に使われることはありません。
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実務ツール④：保管ルール設計ワークシート
⾃社データを書き込んで仕分ける
対象データ種別 保存年限の⽬安 確定版‧完了か 取り出し緊急度 AI概要‧タグ 保管配置‧判定
完了案件の図⾯‧CADデ 7〜10年（例） 完了 低 タグ‧ページ整理 COLD（保管）
ータ
納品済みの検査‧撮影動 社内規程 完了 低 ⽂字起こし＋タグ COLD∕プロキシ
画
過去の契約書‧帳票PDF 7〜10年（例） 完了 低 ページ整理‧タグ COLD（保管）
進⾏中案件の提案‧⾒積 — 作業中 ⾼ — HOT（作業場に残す）
判断に迷う個⼈フォルダ 不明 不明 — — 要相談
（⾃社データを記⼊）
使い⽅：容量を⾷う上位フォルダから記⼊し、保存年限‧確定版か‧取り出し緊急度で判定。「完了かつ低頻度」なら COLD、原本が超⼤容量ならプロキシ、迷う⾏は要相談へ。
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導⼊の進め⽅
捨てない‧乗り換えない、進め⽅
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STEP 1‧棚卸し STEP 2‧仕分け STEP 3‧退避 STEP 4‧運⽤化
消せない‧使わないを可視化 チェックリストで判定 確定版を保管庫へ 探せる状態でルール化
容量を⾷う上位フォルダ‧⻑期間未アクセ 削除OK∕保管すべき∕要相談に振り分け 既存クラウドは作業場のまま、確定版‧完 AI概要‧タグで探せる状態にし、完了デー
ス‧重複を洗い出します。 ます。 了データだけ集約します。 タの保管‧定期棚卸しを定着させます。
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よくある質問
（FAQ）
削除せず残すことへの疑問——容量‧併⽤‧検索‧AI‧セキュリティ‧導⼊について、正直にお答えします。数値や精度の細部は、御
社の条件に合わせて個別にご案内します。
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よくある質問（1/2）
容量‧併⽤‧検索の疑問
Q. 削除せず残すと、かえって容量が増えませんか？
A. 増え続けるのは、使わないデータを作業⽤の場所に置き続けるからです。確定版‧完了データを低頻度向けの保管層へ分ければ、⽇々使う作業場
の容量は空きます。増やし続ける運⽤から“分ける運⽤”への切り替えが狙いです。
Q. いまの Google Drive / OneDrive / Dropbox / Box / SharePoint と併⽤できますか？
A. できます。これらは⽇々の「作業場」として残し、使わないが捨てられないファイルだけを保管庫へ退避する2層運⽤です。乗り換えではなく、必
要なときは元のクラウドへ戻して使えます。
Q. 保管したファイルは、後からちゃんと探せますか？
A. AIが概要を要約し、場所‧⼈物‧案件名などのタグを⾃動付与。概要‧タグ‧⽂字起こし‧メタデータを横断して検索できるため、ファイル名を
思い出せなくても⾔葉や⽂脈から候補を提⽰できます。
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よくある質問（2/2）
AI‧セキュリティ‧導⼊の疑問
Q. AIの精度や対応形式はどの程度ですか？
A. 概要⽣成‧⾃動タグ付け‧動画の⽂字起こし‧ページ単位の整理‧⼤容量原本の軽量プレビューといった⽤途に対応します。対応形式‧精度や標
準∕オプションの別はご利⽤条件で異なるため、資料またはお問い合わせでご確認ください。なお、顧客データがAIモデルの学習に使われることは
ありません。
Q. セキュリティ‧ガバナンスは⼤丈夫ですか？
A. 顧客ごとに独⽴した専⽤環境（AWS 東京リージョン）で運⽤し、通信はSSL/TLSで暗号化。権限管理と操作ログで「誰が⾒た‧触った」の証跡を
残せます。個⼈フォルダやNASに逃がす⽅法と違い、属⼈化を防げます。
Q. 導⼊は⼤変ですか？業務を⽌めたくありません。
A. 作業中のデータは動かさず、更新の終わった確定版から段階的に退避します。既存クラウドを残すため業務を⽌めずに始められます。無償オンラ
インデモと1か⽉トライアルもご⽤意しています。
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