上位プランへの切り替えを繰り返す前に。図面・検査記録・製造データを「よく使う分」と「めったに使わない分」に分け、保管コストを構造から見直す考え方をまとめました。
契約している容量が埋まるたびに上位プランへ切り替える——この繰り返しを止める根本策は、容量を増やすことではありません。使わないが捨てられないデータを、安い置き場へ分けることです。しかもそのために、いま使っているクラウドを乗り換える必要はありません。本資料は、自社のどのデータをどちらに置くかを判定できるところまで、手順とシートで示します。
■ こんな方に
・容量の警告が出るたびに上位プランへ切り替え、数か月後にはまた埋まっている
・図面や検査動画、製造記録が増え続け、どれを整理すべきか判断できない
・増設の稟議は通しにくいが、データを消す判断もできない
■ この資料で分かること
・なぜ「容量を増やす」だけでは埋まり続けるのか、その構造
・使う頻度でデータを分ける「2つの置き場」の考え方と、境界の引き方
・安い置き場を選ぶときに見落としがちな手間（取り出しにかかる時間）
・いま使っているクラウドや社内の共有サーバーを乗り換えずに容量を空ける進め方
■ 目次
01. 「増やし続ける」だけでは、なぜ解決しないのか
02. 2026年、各クラウドで何が起きているか
03. 解決は、使う頻度でデータを分けること
04. 実践ツール：棚卸し・判定・試算・よくある質問
05. necfru drive の位置づけ
■ 収録している実務ツール
・保管対象データの棚卸しシート（対象フォルダ／データ種別／最終アクセス／確定版か／保存年限／推定容量／判定の7列・記入例5行つき）
・置き場の境界の引き方（アクセス頻度・版の状態・編集予定・保存義務・取り出し速度・容量インパクトの6観点で「安い置き場に寄せる目安／速い置き場に残す目安」を具体化）
・保管コストの自己診断の手順（棚卸し→判定→単価差の把握→概算の4ステップ）
・よくある質問（取り出しは遅いか／既存のクラウドと併用できるか／長期保管しても探せるか／移行の手間／安全性）
■ 資料の体裁
全27ページ／16:9のスライド形式
■ necfru drive について
necfru drive は、いま使っているクラウドや社内の共有サーバーを作業場としてそのまま残したまま、確定した資料やめったに使わないデータだけを預けられる保管庫です。乗り換えは不要で、預けたあとも中身から探せる状態を保ちます。
このカタログについて
| ドキュメント名 | 【技術資料】クラウドの契約容量を増やし続けている｜使わないデータの置き場を分けて保管コストを見直す |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| ファイルサイズ | 611.8Kb |
| 登録カテゴリ | |
| 取り扱い企業 | 株式会社ネクフル (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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このカタログの内容
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W H I T E P A P E R
クラウドの容量が、また上限に届いた⽅へ
使わないデータを、安く‧探せる形で分けて保管する 棚卸し‧判定‧
試算の実務
増やし続ける前に、 ツールつき
保管コストを⾒直す。
クラウド容量圧迫 保管コスト最適化ガイド 2026
配信技術で、デジタルを動かす。 ©2026 Necfru Inc. 0 1
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⽬次
この資料の内容
01 「増やし続ける」だけでは、なぜ解決しないのか P.03
02 2026年、各クラウドで何が起きているか P.07
03 解決は、データを「2層」に分けること P.11
04 実践ツール：棚卸し‧判定‧試算‧FAQ P.17
05 necfru drive の位置づけ P.24
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「増やし続ける」だけでは、
なぜ解決しないのか
2026年、Dropbox の容量無制限は終わり、Microsoft 365 も超過分が従量課⾦へ。増設頼みの限界と、その先の打ち⼿を整理しま
す。
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困りごと
容量が「増え続ける」3つの構造
01 02 03
総量が増え続ける すぐ「冷える」データ 死蔵する「ダークデータ」
業務データの多くは動画‧画像‧PDF などの 作成後まもなく使われなくなるデータが⼤半 存在は知られていても使われないデータが国
⾮構造化データ。各種調査では年20%前後で （調査では45〜90%）。使わないのに、作業 内では過半とも。放置が容量とコストを静か
増え続けるとされ、増設だけでは追いつきま ⽤の⾼いストレージを占有し続けます。 に押し上げていきます。
せん。
「⾜りない」の正体は、冷えたデータを⾼い場所に置き続けていること。
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データの実態
数字で⾒る「増える∕冷える」構造
約21% 45‒90% 65%
⾮構造化データの年平均成⻑率 作成後すぐ「冷える」データ 国内のダークデータ⽐率
動画‧画像‧PDF 等が増え続ける前提として（各種 作成後まもなく、ほぼ使われなくなるとされる割合 存在は知られても使われないデータの割合（国内‧
調査による推定）。 （調査による推定）。 調査による推定）。
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増設の限界
「増設」が恒久対策にならない理由
上位プランや容量追加は、その場はしのげます。しかし「使う∕使わない」を分けないまま器を広げるだけでは、しばらくするとまた埋まります。
増設頼みには、次の3つの限界があります。
コスト：使わないデータにも、⽇々使う作業⽤と同じ料⾦がかかり続けます。
管理：消せないデータが積み上がり、どこに何があるかが属⼈化します。
事業継続：上限アラートと追加購⼊の稟議に、担当者の時間が奪われます。
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2026年、各クラウドで
何が起きているか
主要クラウドの容量‧料⾦の考え⽅を、公平に整理します。数値は2026年時点‧各社公式参照の概要で、優劣を断じるものではあり
ません。
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⽐較表
主要クラウドの容量‧料⾦ 2026
サービス 容量の考え⽅（2026年時点） 超過‧追加時の考え⽅ 参照
Dropbox チーム共有のプール型。かつての実質無 上限超過分は追加購⼊。無制限前提の運 Dropbox 公式 ほか
Business 制限プランは終了 ⽤は不可に
Box 無制限をうたうプランが残る（1ファイ 上位機能（セキュリティ/AI 等）はアド Box 公式 ほか
Business ルの上限等の制約あり） オン課⾦
Microsoft 365 テナント基本枠＋ユーザー単位で加算す 2026年、クォータの強制適⽤。超過は従 Microsoft Learn ほか
OneDrive / SharePoint るプール型 量課⾦の⽅向
Google ユーザー単位のプールを組織で合算する 使い切ると上位エディションや追加容量 Google 公式 ほか
Workspace ⽅式 へ
各社の仕様‧料⾦は変更が早く、上表は2026年時点‧各社公式参照の概要です。最新は各社公式でご確認ください。
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読み解き
各社の動きを、どう読むか
どのサービスも、⽇々の共同編集‧共有をこなす「作業場」としては優秀です。ここは乗り換える理由になりません。
⼀⽅で2026年、共通して「容量そのものにコストや制約がかかる」⽅向に動いています。
Dropbox：かつての実質無制限プランは終了し、上限＋加算の⽅式へ。
Microsoft 365：容量クォータが強制適⽤され、超過分は従量課⾦の⽅向。
Google Workspace：ユーザー単位のプールを合算。使う⼈の容量を圧迫しがち。
Box：無制限をうたうプランもあるが、上位機能はアドオン課⾦。
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ここまでの結論
作業場としては、どのクラウドも優秀。
ただし 「使わないデータの保管庫」 としては、割
⾼になりやすい。
だから乗り換えではなく、保管庫だけを別に⾜す——それが、増やし続けない現実解です。
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解決は、データを
「2層」に分けること
⽇々使う作業場と、使わないが捨てられない保管庫。この2層に分けることで、容量とコストの右肩上がりを⽌められます。
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2層運⽤
作業場と保管庫を、分ける
⽇々編集‧共有するデータは、いまのクラウド（作業場）にそのまま置きます。 2 層 運 ⽤ の イ メ ー ジ
更新の終わった確定版‧完了案件だけを、低コストの保管庫へ集約します。 作業場：既存クラウド →
既存クラウドは捨てない‧乗り換えない。だから移⾏リスクを最⼩化できます。
確定版だけ集約
保管庫：necfru drive
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解決アプローチ
増設ではなく、2層に「分ける」
S T E P 1 S T E P 2 S T E P 3
仕分ける → 階層化する → 探せる状態に
「⽇々使う」と「使わないが捨てられない」に 使わないデータは、低コストの保管領域へ。頻 タグとセット管理で、保管に回したデータも検
データを分けます。 度に応じて置き場所を変えます。 索で取り出せます。
「上位プランで増やし続ける」から、卒業できます。
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コストの考え⽅
階層化のコストと、「取り出し」の落とし⽳
よく使うデータは⾼速な領域に、めったに使わないデータは低コストの領域に。これが階層化の基本です。
⼀般に、コールド（低頻度）領域の保管単価は作業⽤より⼤きく下がるとされます（各種調査による推定）。ただし、注意点もあります。
コールド領域は、取り出しに時間や費⽤がかかる場合があります。
「本当にアクセスしないか」を⾒極めずに移すと、かえって⾼くつくことも。
だからこそ、次章の判定基準と⾃⼰診断が実務の肝になります。
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チェックリスト
保管庫に移すデータの⾒分け⽅
✓ 90⽇以上、アクセスしていない
直近で開いていないデータは、作業⽤に置き続ける必要が薄い候補です。
✓ 確定版‧完了案件のデータである
更新の終わったデータは「残す‧探す‧戻す」を担う保管庫向きです。
✓ 今後、編集する予定がない
頻繁に書き換えないデータは、低コストの保管領域に適します。
✓ 法定‧社内の保存年限で残す義務がある
捨てられないが使わないデータこそ、安価な⻑期保管の対象です。
✓ すぐ取り出す必要はない
取り出しに多少の時間を許容できるデータに限って移すのが安全です。
✓ 動画‧⾼解像度など⼤容量で圧迫している
⼀気に容量を消費する⼤容量ファイルは、分離の効果が⼤きい対象です。
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導⼊の流れ
捨てない‧乗り換えない、進め⽅
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STEP 1‧現状把握 STEP 2‧選別 STEP 3‧並⾏運⽤ STEP 4‧運⽤化
データの棚卸し 保管候補を仕分け 確定版を集約 探せる状態でルール化
容量を⾷う上位フォルダ‧未アクセス‧重 チェックリストで、保管に回すデータを⾒ 既存クラウドは作業場のまま、確定版を保 タグ付けし、完了データは保管庫へ回す運
複を可視化します。 極めます。 管庫へ集約します。 ⽤に定着させます。
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実践ツール：
棚卸し‧判定‧試算
ここからは、⾃社データにそのまま当てはめて使える実務ツールです。保管対象の棚卸し、HOT/COLD 判定の境界、保管コスト試算
の⼿順、そしてよくある疑問への回答をまとめました。
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ワークシート
保管対象データの棚卸しシート
対象フォルダ∕データ種別 最終アクセス 確定版‧完了か 保存年限 推定容量 判定
過去案件フォルダ∕図 180⽇前 はい 10年 約1.2TB COLD
⾯‧検査記録
納品済みの撮影‧映像素 120⽇前 はい 5年 約3TB COLD
材（4K）
過去の帳票‧スキャン 90⽇前 はい 7年 約400GB COLD
PDF
進⾏中プロジェクト∕提 本⽇ いいえ — 約80GB HOT
案‧⾒積
共有テンプレート‧マス 7⽇前 いいえ — 約5GB HOT
タ書式
使い⽅：容量を⾷う上位フォルダから記⼊し、最終アクセス‧確定版か‧保存年限で判定します。90⽇以上未アクセスかつ確定版なら COLD（保管庫）が有⼒。迷う⾏は次ページの境界表で確かめます。
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判定基準
HOT∕COLD、境界の引き⽅
判定の観点 COLD（保管庫）に寄せる⽬安 HOT（作業場）に残す⽬安
アクセス頻度 90⽇以上、誰も開いていない ⽉1回以上、誰かが開く
版のステータス 確定版‧完了案件で固まっている 作業中‧改訂の可能性が残る
編集予定 今後の編集予定がない 定期的に更新‧追記する
保存義務 法定‧社内の年限で保持するだけ 参照‧再利⽤が業務で続く
取り出し速度 数時間の待ちを許容できる 即時に開く必要がある
容量インパクト ⼤容量で作業領域を圧迫している ⼩容量で影響が⼩さい
迷ったら「HOT に残す」が安全です。頻繁に出し⼊れするデータを COLD に落とすと、取り出し費⽤でかえって割⾼になり得ます。境界は⾃社の運⽤に合わせて調整してください。
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⾃⼰診断
保管コストを⾃⼰診断する⼿順
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STEP 1‧棚卸し STEP 2‧判定 STEP 3‧単価差 STEP 4‧概算
総容量と内訳を把握 HOT∕COLD に仕分け 階層の費⽤体系を確認 ⽉額の概算を出す
容量を⾷う上位フォルダ‧90⽇以上未ア 境界表で各フォルダを HOT か COLD に振 作業⽤とアーカイブ級の保管単価の差、取 容量×単価に、想定する取り出し回数‧量
クセス‧重複を洗い出します。 り分け、容量を合計します。 り出し‧転送の費⽤を把握します。 を加味して概算します。
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