作ったマニュアルが職場で活用されるにはどうすればいいのか知りたい人必見
「マニュアルを作っているが、本来実現したかった課題の解消につながっていない気がする…」そのようなモヤモヤしたお悩みをお持ちではありませんか？本資料ではそのお悩みの原因と解決するために必要なポイントをご紹介します。
こんなお悩みをお持ちの方におすすめです
・作ったマニュアルをどう社内で活かすべきかわからない
・マニュアル作成しているが、課題解決につながっていないと感じている
・作ったマニュアルが職場で活用されるにはどうすればいいのか知りたい人
このカタログについて
| ドキュメント名 | そのマニュアル、閲覧回数何回ですか？ 職場で活用されるマニュアルのポイント |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| 登録カテゴリ | |
| 取り扱い企業 | 株式会社スタディスト (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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このカタログの内容
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突然ですが…
マニュアルを作ることで
皆さんが解決したい課題を
解決できていますか？
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マニュアルで解決したい課題
マニュアルを 誰でも同じように
⾒てもらえばよいので 業務ができるようになる
業務を教える⼿間が省ける
マニュアルがあれば…
マニュアルを⾒て
理解してくれるから 社内のナレッジが
社内の問い合わせが減る ⾒えるようになる
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しかし実際には…
マニュアルがあるけど 業務の属⼈化や
⼿取り⾜取り教えない 品質のばらつきが
といけない なくならない
マニュアルがあっても…
社内のいろんな部署からの
問い合わせが減らない… 社内のナレッジが
蓄積されない…
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その原因…
実は、作ったマニュアルが
⾒られていないからです。
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マニュアルが使われない理由
マニュアルが使われない原因はそもそも⾒られていないこと
利⽤する⽴場からみたマニュアルのイメージ
① どこにあるかわからない ②必要な情報が⾒つからない ③ 共有されても⾒落とす
• マニュアルの保管場所を知らない • マニュアルから知りたい情報を • 全社サーバーで共有されているが
• 様々な形式のマニュアルが社内に混 ⾒つけるのが⼤変 ⽇常的に確認しない
在しておりどれを参照すべきかわか • 業務を⾏いながらマニュアルを • メールやチャットで共有される
らない 参照しづらい が、他の情報に埋もれてしまう
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マニュアルが使われない結果
マニュアルが⾒られず活⽤されないため
マニュアルを作っても業務課題が⼀向に解決されない
マニュアルが 業務品質がバラバラになる
⾒られず活⽤されない 正しい業務⼿順が⾝につかず
⾃⼰流のやり⽅で業務を実施
業務が⽌まってしまう
業務のやり⽅を忘れて
知っている⼈に聞く
何度も同じことを教える
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ではどうすればよいか
マニュアルにいつでもアクセスできて知りたい情報にたどり着けるようにすることが重要
必要なときに マニュアルの中から 共有された
マニュアルをすぐに 知りたい情報を マニュアルを
参照することができる 検索して探すことができる ⾒落とさない
困ったこと‧知りたいことがあれば「まずはマニュアルで解決」という環境を構築する
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マニュアルが活⽤される環境
しかし紙のマニュアルやビジネスソフトで作ったマニュアルでは
社内共有や情報の検索性の観点で課題がある
✕ ✕ ✕
どこに保存されているか 検索性が悪く 全社サーバーに置いたり
わからず欲しい時に 知りたい情報を メールで共有しても
すぐマニュアルに ⾒つけられない 必要な⼈にマニュアル
アクセスできない が届いていない
結局、マニュアルを作っても活⽤されない…
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これらの課題を解決するのが
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Teachme Bizとは
活⽤されるマニュアルを整備するのに有効な
マニュアル作成‧共有システム Teachme Biz
画像‧動画で
タブレットや わかりやすい
スマホでの
利⽤可能
更新も共有も
ボタン１つ
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Teachme Bizの特徴
マニュアルを作って終わりにせず業務に浸透させるための機能が充実
タスク配信で実施確認 QRでかんたん共有 検索タグで探しやすく
＼ サンプルマニュアル閲覧可能∕
実行
閲覧
未読
https://teachme.jp/8/manuals/279652/
マニュアルをタスクとして配信し従 マニュアルのQRコードを現場に貼り 各マニュアルにキーワードを検索タ
業員が閲覧したか、実施したかを把 出しておけば、⼈に聞かなくてもそ グとして設定することで、必要なマ
握。作業指⽰、実⾏管理に最適。 の場で作業⼿順が分かる。 ニュアルが⾒つけやすくなる。
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必要な⼈に必要なマニュアルを「タスク」として配信
タスク配信者 ①期限‧マニュアル‧担当者を選択
担当者は
確認してください タスクのタイトルと説明を⼊⼒後、実施期限‧実施してほしい作業の
マニュアル‧担当者を選択すれば設定完了。
担当者 ∕ ② 配信‧通知で「⾒てない」「聞いてない」を無くす
タスクが
届く 配信すると、設定されたタスク担当者のもとに通知が届く。メールだけでな
＼ く、WEBアプリ、スマートフォンアプリでもプッシュ通知を⾏う。
閲覧‧進捗確認
③ 実施状況をリアルタイムで収集、グラフで確認
マニュアル開封状況、マニュアル閲覧状況、タスク実施状況が、グラフと数
字でひと⽬で確認できる。
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瞬時に必要なマニュアルにアクセスできる「QRコード」
QRコード出⼒ ①作成したマニュアルのQRコードを出⼒
該当のマニュアルのQRコードをボタン1つで出⼒。出⼒したQRコードは資料
に⼊れ込んだり、そのまま印刷して貼り付けることが可能。
1クリックで出⼒
設置‧読み取り ② マニュアルが必要になる場所に設置
マニュアルを持ち込むことが難しい現場の設備や、使い⽅がわからなくなり
がちな機材などに関連マニュアルのQRコードを設置。
作業
マニュアルを
⾒ながら作業できる！ ③ 瞬時に必要なマニュアルにアクセス
設備や機材に設置してあるQRコードを端末で読み取れば、関連のマニュアル
をすぐに⾒ることができる。検索せずに必要なマニュアルにアクセス。
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マニュアルが誰に、何回⾒られているのかがわかる
検索タグ設定 ①マニュアルに検索タグを設定
マニュアルのタイトルや説明⽂に含まれていない社内特有の⽤語など関連ワード
キーワードを で検索タグを設定。
検索タグ設定
キーワード検索
キーワードで検索 ② マニュアルをキーワードで検索
例 「年末調整」
マニュアル利⽤者がキーワードで検索。検索タグが設定されていれば、表記や
呼称違いのキーワードでも検索にヒットする。
マニュアル確認
必要なマニュアルが
すぐ⾒つかった！ ③ 必要なマニュアルをかんたんに⾒つけられる
マニュアルのタイトルがわからなくても、キーワードを検索するだけで、
必要なマニュアルをすぐに⾒つけることができる。
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Teachme Bizならかんたん作成
Teachme Bizなら画像‧動画を使ったマニュアルが
誰でもかんたんに作成‧編集‧更新できる これだけ！
① 写真や動画を⼊れて ② 説明⽂を⼊れて ③ ⽮印など⼊れて完成
画⾯をキャプチャしたり テンプレートがあるから⽂字の マーキングをすると
スマホで撮影したりするだけ ⼊れ⽅やデザインに悩まない わかりやすくなる
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わかりやすいステップ型のマニュアル
作業毎に⼿順が区切られたステップ型マニュアルなら、誰でも業務を再現することができる。
＜SAMPLE＞
ポイント
STEP
01 準備物
● 順番通りに実施すれば業務を再現できる
● やるべきことが画像や動画でイメージができる
STEP スマホの電源を ● 業務のどこで詰まっているかわかりやすい
02 OFFにします
STEP SIMピンでスマホの側⾯
03 のスイッチを押します
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マニュアル作成に追われてしまう状況を改善し、本来の業務に専念する時間を作りたい⽅へ
なら
マニュアル作成の⼯数を90％削減！
【動画系AI】作業動画を、即座に動画マニュアルに 【テキスト系AI】ドラフト⽣成、校正‧要約機能
作業を⼝頭で説明している 作業ステップに合わせて 作成したいマニュアルの AIがほとんど作成するので、あ
動画を撮影して⼊れるだけ ⾃動で作成！ 概要を⼊⼒ とは調整するだけで完成！
動画内の⾳声を⾃動で書き起こし、字幕⽣成 「⼝語」や「やさしい⽇本語」に書き換えも可能
⾯倒な前処理や中間処理はAIに任せて、⼈は調整するだけでマニュアルが完成！
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【導⼊事例】株式会社新⽣堂薬局 様
活⽤されるマニュアルの整備で、本部への問合せが600件から50件に
紙のマニュアルを使⽤していたが改廃時の⼿間が膨⼤
各店舗の差し替え管理も徹底できていなかった
店舗での業務にマニュアルがどのくらい活⽤されているか
本部側が把握できていなかった
トップダウンの指⽰だけでは各店舗の状況や現場スタッフの
もつノウハウを共有するのが難しかった
を導入したことで
マニュアルをクラウド上で更新できるため、⽉65時間
✓ かけていた各店舗での差し替えが完全不要に
マニュアルごとに閲覧数が分かるため活⽤実態の把握が容易
✓ 本部への問い合わせも600件から50件に激減
>> 詳細はこちら 現場スタッフが⾃主的にマニュアルを作成するようになり
✓ 店舗の声やノウハウも反映‧共有されるように
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【導⼊事例】株式会社メトロプロパティーズ 様
活⽤されるマニュアルでサービスの均⼀化を達成
店舗が拡⼤していく中で
スタッフが提供するサービス内容の平準化ができずにいた
エクセルで作成したマニュアルはあったものの
⾒たい時に⾒れず、更新もされていなかった
その結果、スタッフが我流で業務を⾏ってしまい
仕事の内容や質にばらつきが⽣じていた
を導⼊したことで
クラウド上でかんたんに検索ができるため
✓ マニュアルがどこにあるかわからないを解消
サービスの平準化を早期に実現し、新メニュー作成など
✓ クリエイティブな仕事に費やす時間を確保
活⽤できるマニュアルが整備されたことにより
>> 詳細はこちら ✓ オペレーションのばらつきが解消
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