目指せ！「作って終わり」にならないマニュアル運用
本資料では、マニュアルツールの導入検討をしている方向けに、
Teachme Bizの作成したマニュアルがしっかり閲覧・活用されるための仕組みをご紹介しております。
せっかく作成したマニュアルがなかなか活用されずにお悩みの方におすすめの資料です。
こんなお悩みをお持ちの方におすすめです
・マニュアルツールの導入を検討している
・せっかく作成したマニュアルが活用されていない
・マニュアルの更新が追いついておらず古い情報がそのままになっている
このカタログについて
| ドキュメント名 | Teachme Bizでマニュアル活用がぐんぐん浸透 |
|---|---|
| ドキュメント種別 | 製品カタログ |
| 取り扱い企業 | 株式会社スタディスト (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
この企業の関連カタログ
このカタログの内容
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Teachme Bizで
マニュアル活⽤が
ぐんぐん浸透
⽬指せ！「作って終わり」に
ならないマニュアル運⽤
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はじめに：マニュアルの活⽤における課題
せっかくマニュアルを作っても、社内で活⽤されないことは多々ある
! ! !
ちゃんと読んでもらえない マニュアルがあるのに
問い合わせが絶えない 古いマニュアルがそのまま
せっかくマニュアルを作ったものの マニュアルが機能していないため 内容の更新が追いついておらず
分かりづらいと⾔われてしまう 関連部署への問い合わせが減らない 古い情報がそのままになっている
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作ったマニュアルが活⽤されない理由
マニュアル閲覧者にとって活⽤しづらいマニュアルの特徴
① 内容がわかりづらい‧読みづらい ② 欲しい情報を⾒つけられない ③ 更新されてない
• ⽂字だらけでわかりづらい • マニュアルの保管場所がわからない • マニュアルを更新するスキルがない
• 実際に現場で読みながら作業する • マニュアルの中で⾃分の知りたい情 • 更新の⼯程が多く時間がかかる
ことが難しい 報を⾒つけられない
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マニュアル活⽤に直⾯する壁
マニュアルは「作って終わり」ではなく、活⽤されて初めて、その本領を発揮する
作成しても‧‧‧ 使われない 更新されない
浸透の壁 改善の壁
⽂字だらけで分かりづらかったり、そもそも必要な時 ⼀度作成したマニュアルは業務内容の変更に合わせて
に、マニュアルをすぐに探し出すことが難しかったり 更新すべきのだが、更新の⼿間がかかったり、誰が更
すると、せっかく作ったマニュアルでも閲覧されなく 新するのかという責任の所在が曖昧になると、更新し
なってしまう。 続けられなくなってしまう。
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マニュアルがしっかりと活⽤されるためには
社内でのマニュアル活⽤を促すには、マニュアルの⾒やすさ‧わかりやすさだけでなく、
検索性‧更新性の向上がカギとなる。
①画像‧動画ベースでわかりやすく ② マニュアルを⾒つけやすく ③ マニュアルを更新しやすく
• 画像‧動画を⽤いて視覚的に • マニュアルの格納場所のルール • 更新箇所を減らす
わかりやすく表現する を決める • すぐに更新できるようにする
• 検索しやすくする
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マニュアル活⽤を促す
Teachme Bizの機能を紹介
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画像‧動画ベース×STEP構造のマニュアルで再現性は驚くほど⾼まる
再現性の⾼いマニュアルとは
品質保持や安全確保のために具体的な作業や進⾏上の⼿順を
STEP構造 各作業毎に順序だてて説明したもの
STEP構造 ⼿順の区切りを明確にし、業務の流れを定義できる
画像‧動画 各⼿順の作業内容をビジュアルベースで明確に表現できる
画像‧動画
テキスト 画像や動画では伝えられない詳細な情報を補⾜できる
動画「だけ」では
テキスト 「動画マニュアル」との違い ＝「業務再現性」と「更新性」 限界あり
‧⼀つの塊になり、⼯程の区切りがつけられない
‧テキストも記載できない
‧⼀度作成した⻑尺動画を、あとから更新するのは⼤変
※⼯程定義がしにくく、作成も⼀発勝負 …。
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Teachme Bizでの具体的なマニュアル作成例
⾔葉では伝わらないもの
「準備‧⽤意」など 動きを伝えたいものは
STEP構造 は静⽌画が⾒やすく 動画がわかりやすい
わかりやすい 静⽌画
静⽌画
静⽌画‧動画に 動画
マーキングして
重要ポイントを強調
静⽌画
静⽌画
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ステップ構
造
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マニュアルを⾒つけやすくする
マニュアルを必要な場所‧タイミングで確認できる機能を搭載
QRでかんたん共有 AIでかんたん検索
＼ サンプルマニュアル閲覧可能∕
情報源も表示されるので
キーワードではなく ファクトチェックも簡単
https://teachme.jp/8/manuals/279652/ 人に喋りかける言葉でOK
マニュアルのQRコードを現場に貼
り出しておけば、⼈に聞かなくても 普段話すような⽂章で検索するだけで、関連度の⾼いマニュアル
その場で作業⼿順が分かる。 の提⽰や、欲しい情報の要点を回答してくれる
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瞬時に必要なマニュアルにアクセスできる「QRコード」
QRコード出⼒ ①作成したマニュアルのQRコードを出⼒
該当のマニュアルのQRコードをボタン1つで出⼒。出⼒したQR
1クリックで出⼒ コードは資料に⼊れ込んだり、そのまま印刷して貼り付けること
が可能。
設置‧読み取り ② マニュアルが必要になる場所に設置
マニュアルを持ち込むことが難しい現場の設備や、使い⽅がわか
らなくなりがちな機材などに関連マニュアルのQRコードを設置
する。
作業 ③ 瞬時に必要なマニュアルにアクセス
マニュアルを
⾒ながら作業できる！
設備や機材に設置してあるQRコードを端末で読み取れば、関連の
マニュアルをすぐに⾒ることができる。検索せずに必要なマニュ
アルにアクセス。
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瞬時に必要なマニュアルにアクセスできる「かんたんAI検索」
かんたんAI検索の使⽤例
知りたいこと 出張⼿当は何kmから⽀給される？
通常の検索 かんたんAI検索
チャットでAIに質問
検索窓に 出張⼿当 距離 と⼊れる 「出張⼿当は距離何キロから⽀給されますか？」
思った通りの回答を出すのに時間がかかる AIが回答「⽚道100kmから⽀給されますよ」
しっかりマニュアルを読まないとわからない ＋
根拠となるマニュアルも提⽰
かんたんAI検索なら、欲しい情報を早く端的に知ることができます！
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【さらに便利に】必要な⼈に必要なマニュアルを「タスク」として配信
タスク配信者 ①期限‧マニュアル‧担当者を選択
担当者は
確認してください
タスクのタイトルと説明を⼊⼒後、実施期限‧実施してほしい
作業のマニュアル‧担当者を選択すれば設定完了。
担当者 ∕ ② 配信‧通知で「⾒てない」「聞いてない」を無くす
タスクが
届く 配信すると、設定されたタスク担当者のもとに通知が届く。
＼ メールだけでなく、WEBアプリ、スマートフォンアプリでもプッ
シュ通知を⾏う。
閲覧‧進捗確認
③ 実施状況をリアルタイムで収集、グラフで確認
マニュアル開封状況、マニュアル閲覧状況、タスク実施状況が、
グラフと数字でひと⽬で確認できる。
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マニュアルを更新しやすくする
Teachme Biz は作業⼯程ごとに分割されるステップ構造のため、
タスク配信者 更新したい部分のみ差し替え可能
ステップ型のフォーマット POINT
該当部分の差し替えのみで完結
STEP
01 準備物 撮り直しの⼿間をゼロへ
STEP スマホの電源を
02 OFFにします
STEP SIMピンでスマホの側⾯ シーンごとに分割されているから、更新の負担も少ない
03 のスイッチを押します
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マニュアルがしっかりと活⽤されるようになると
マニュアルによって⾃律した学習（理解‧真似ができる状態になる）を促し、
タスク配信者 業務の標準化と教育者の負担軽減が可能となる
わかりやすいマニュアルがある
読むだけで理解‧真似出来るので、誰にでも同じように業務が出来る
担当者不在でも 業務のばらつき
対応可能 がなくなる 教育負担が軽減
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今回紹介した
Teachme Bizの特徴
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Teachme Bizとは
従来のツールを使ったマニュアルの課題である作成の負担を解決するのが
AI マニュアル Teachme Biz
特徴
• スマホやタブレットで利⽤可能
• 画像‧動画でわかりやすい
• クラウドで保管、更新も共有もボタン1つ
⼩売、飲⾷、宿泊、製造、物流、医療、⾦融など幅広い業界で導⼊されています。
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Teachme Bizは、作成がしやすいだけでなく、実際に活⽤されるマニュアルが作れる
Teachme Biz オフィス系ソフト ⼿順作成ツール 動画マニュアル
作 ◎ × ◎ ×
ビジュアルベースの ⽂字だらけになりがち ビジュアルベースの 構成‧編集の負荷が⾼く
成
マニュアルの作成‧更新が容易 作成も更新も⼤変 ⼀度作ると更新も困難
マニュアルの作成‧更新が容易 （専⾨のスキル‧ツールが必要）
実 ◎ × ◎ ×
ステップ型で⼯程定義し ひとかたまりの動画は
践 業務再現性が⾼く実践的 作成者によって ⼿順型で⼯程定義し ⼯程定義なく、再現性低い
（「できる」が⽬的） 完成度もバラつく 業務再現性が⾼く実践的 （結局、⼀時停⽌して使う）
活 ◎ × ×
⽤ トレーニング、タスク等の ⾃前運⽤が必要であり ⾃前運⽤が必要であり （各ツールにより異なる）
活⽤⽀援機能が豊富 活⽤負荷が⾼い 活⽤負荷が⾼い
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関連資料のご紹介
Teachme Bizでどのようにマニュアルが作れるかは
以下の資料にて、詳しく紹介しています。
資料のダウンロードはこちら
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会社概要
会社名 株式会社スタディスト
ミッション オペレーションから、働き⽅と未来を変えていく
ビジョン 知的活⼒みなぎる社会をつくる
所在地 東京都千代⽥区神⽥錦町1-6 住友商事錦町ビル9F
代表者名 代表取締役 鈴⽊ 悟史
設⽴ 2010年 3⽉
‧B to B向けのクラウドサービスの開発
事業内容 ‧システム⽴ち上げ、運⽤に付随するビジネスサービスの提供
（Teachme Biz、リーンソリューション）
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