生産性向上に寄与するマニュアル作成のポイントをご紹介
企業の生産性向上において欠かせないのが業務マニュアル。しかし、いまの方法では「作成・更新が負担」「使いづらい」という課題があることを認識しながら、十分に社内で対応できていないという現状を多く耳にします。 本資料では、生産性向上に寄与するマニュアルを作成するためのポイントと、目的ごとにどのような形式・ツールを採用するのがよいかをご紹介します。
こんなお悩みをお持ちの方におすすめです
・マニュアル作成をもっと楽に行いたい
・生産性向上に寄与するマニュアルの作成方法を知りたい
・マニュアル作成にはどんなツールが良いのかを知りたい
このカタログについて
| ドキュメント名 | 「作って終わり」のマニュアルから脱却する3つのコツ |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| 取り扱い企業 | 株式会社スタディスト (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
この企業の関連カタログ
このカタログの内容
Page1
「作って終わり」のマニュアルから
脱却する3つのコツ
「今まで通り」の分かりづらいマニュアル、いつまで続けますか？
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 1
Page2
はじめに
企業の⽣産性向上において⽋かせないのが業務マニュアル。
しかし、いまの⽅法では「作成‧更新が負担」「使いづらい」という課題があることを認識しながら、⼗分に社内で対応できていない
という現状を多く⽿にします。
本資料では、⽣産性向上に寄与するマニュアルを作成するためのポイントと、⽬的ごとにどのような形式‧ツールを採⽤するのがよいか
をご紹介します。企業でマニュアルを作成するご担当者様のお⼒になれば幸いです。
本書を読んでわかる内容
• ⽣産性向上に寄与するマニュアルにするために意識すべきポイントがわかる
• 効果的にマニュアルを作成‧共有する具体的なやり⽅がわかる
• マニュアル作成ツールごとの得意‧不得意がわかる
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 2
Page3
⽬次
Chapter 01 マニュアルの理想と現実
Chapter 02 「作って終わり」のマニュアルから脱却する3つのコツ
画像‧動画をベースにする
⼿順の区切りを細かく明確にする
保管場所を統⼀する
【付録】マニュアル作成ツールごとの得意・不得意の比較
Chapter 03 Teachme Biz でできること
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 3
Page4
マニュアルの理想と現実
© Stud©i Ssttu Cdisot rCpoorproarattiioonn. .A All lRli gRhitgs hRtesse Rrveesd.erved. 4
4
Page5
マニュアルが果たすべき役割
マニュアルの役割は、業務における課題を解決するために
⼿順を正しく伝えて、業務の再現性を⾼めること
業務における課題 マニュアルが果たすべき役割
● 社内の業務品質を均⼀化したい ● 正しい⼿順を浸透させ
業務品質を均⼀化する
● 新⼈教育を効率化したい ● 新⼈の理解度を向上させ
教育を効率化する
● 引き継ぎ時の負担を軽減したい ● 属⼈化を解消し
引き継ぎをスムーズにする
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 5
Page6
マニュアル作成時の利⽤ツール
「マニュアル作成」利⽤ツール n=4,282 マニュアル作成者のみ
Q.マニュアルを作成することがある場合はその際に
使⽤しているツールやサービス‧商品名をお答えくださ ワード（ Microsoft Word ）
い。
※スコアは「社内向け」「社外向け」の合計 パワーポイント（Microsoft PowerPoint）
100%
90% エクセル（Microsoft Excel）などの
80% 「Officeソフト」を使ってマニュアル作成している会社が
70%
60%
50% 94% 90%以上
40%
29%
30%
20% 16% 16%
10%
0%
Office マニュアルツール Googleドキュメント その他
株式会社アイディエーション「マニュアル⼿順書ツールユーザー満⾜度調査」をもとに作成
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 6
Page7
ビジネスソフト利⽤者の悩み
ビジネスソフト利⽤者は こんな悩みを抱えています
■マニュアル作成者の悩み ■マニュアル閲覧者の悩み
マニュアルの作成‧更新⾃体が業務負担に マニュアルに書いてある内容がわかりにくい
マニュアルが更新できず形骸化 結局⼈に聞いた⽅が早い
✔ 機能が多すぎて使いこなせない ✔ ⽂字が多く、パッと⾒で読む気を失う
✔ 画像や動画を挿⼊しづらい ✔ 作成者によって形式やクオリティが違う
✔ 資料作成経験がないと上⼿く作れない ✔ マニュアルを探すのが⼤変、ほしい時に⾒つからない
✔ 更新する部分が分からない、更新⾃体が⼿間 ✔ 誰が作成者で、どれが最新のデータかわからない
✔ 本当に使われているのかわからない ✔ データが重いと閲覧に時間がかかる
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 7
Page8
ビジネスソフトのメリット‧デメリット
ビジネスソフトでマニュアル作成をする
メリット‧デメリット
メリット デメリット
1． 導⼊費⽤‧ランニングコストがかからない 1． マニュアルのフォーマットをゼロから
2． 作成者の好きなようにデザインできる 作成する必要がある
3． 表計算、⽂書作成、プレゼンテーション等 2． マニュアルの作成‧更新作業において
ツールを選べる（多機能） ⼿間がかかる
3． ファイルが重くなり、扱いづらく
＆⾒づらくなってしまう
4． ⾒たいマニュアルが⾒つからない
5． マニュアルの活⽤状況がわからない
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 8
Page9
マニュアルの理想と現実
業務課題解決のためには「作って終わり」ではなく
「活⽤される」マニュアルが理想
活⽤されないマニュアル 理想のマニュアル
● フォーマットがバラバラで理解しづらい ● 情報の抜け漏れがなく誰もが理解しやすい
● 保管場所がバラバラで⾒つからない ● 必要なときにすぐ⾒つけられる
● 更新が⾯倒で情報が古い ● 常に最新情報に更新されている
▶ 作って終わり、業務効率が悪化 ▶ 活⽤され、業務効率が上がる
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 9
Page10
「作って終わり」のマニュアルから
脱却する3つのコツ
© Stud©i Ssttu Cdisot rCpoorproarattiioonn. .A All lRli gRhitgs hRtesse Rrveesd.erved. 10
10
Page11
「作って終わり」のマニュアルから脱却する3つのコツ
01 02 03
画像‧動画をベースにする ⼿順の区切りを 保管場所を統⼀する
細かく明確にする
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 11
Page12
01 画像‧動画をベースにする
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 12
Page13
01 画像‧動画をベースにする
プレゼンテーションの記憶効率の違い
写真や画像を使ったプレゼンテーション プレゼンテーションを⾏う際、テキストと⾔葉だけでは、
テキストと⾔葉のみを使ったプレゼンテーション 72時間後には10%しか内容が記憶に残っていないが、
100% そこに写真や画像を加えた場合、65%が記憶に残る
90%
80%
70% 65%
60%
50%
40%
30% 写真‧画像などを
20% 10%
10% 効果的に使⽤することで、
0%
0時間後 72時間後 ⼈に情報が伝わりやすくなる
ジョン‧メディナの研究実験結果をもとに作成
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 13
Page14
01 画像‧動画をベースにする
伝えたいことに応じて適した表現がある
画像‧動画‧テキストを組み合わせることで効果的なマニュアルとなる
動画 画像 テキスト
⾔葉では伝えづらい 直接的‧瞬間的に情報を 画像や動画では伝えられない
動きや流れ、スピード感を表現 伝えるため重要ポイントを明⽰ 詳細な情報を補⾜でき、
するのに適している するのに適している じっくり⾒て覚えられる
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 14
Page15
01 画像‧動画をベースにする
画像‧動画をベースとしたマニュアルなら、⼿順を直感的に理解することができる
⽂字を読まなくても
⼿順がわかる
テキストベースのマニュアル 画像‧動画ベースのマニュアル
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 15
Page16
01 画像‧動画をベースにする
画像‧動画ベースのマニュアルの作り⽅
構成案 情報 （動画を⼊れる場合） 動画
⽬次の作成 資料を収集 台本を作成 写真を撮影 編集
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 16
Page17
02 ⼿順の区切りを
細かく明確にする
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 17
Page18
02 ⼿順の区切りを細かく明確にする
マニュアル作成‧更新に関するよくある悩み
だらだらとした説明が多く 業務で詰まった際に フォーマットが決まっておらず
理解に時間がかかる どこを⾒ればよいか分からない どこを更新すればよいか分からない
▶ 使われない、更新されないマニュアルになってしまう
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 18
Page19
02 ⼿順の区切りを細かく明確にする
作業ごとに⼿順を区切って説明することで
業務の再現性が上がり、細かい更新も簡単になる
＜SAMPLE＞
メリット
STEP
01 準備物 ● ⼿順が明確なのですぐに実⾏できる
● 順番通りに実施すれば誰でも業務を再現できる
● 更新負荷が少ない
STEP スマホの電源を
02 OFFにします ● 業務のどこで詰まっているかわかりやすい
STEP SIMピンでスマホの側⾯
03 のスイッチを押します
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 19
Page20
02 ⼿順の区切りを細かく明確にする
⼿順は「動作」単位で区切ることがポイント
＜業務の区分け＞
レジ業務 ポイント
⼯程 作業 動作
▪ 「⼯程」または「作業」単位で
現⾦会計を⾏う ⼊⾦する 現⾦を受け取る 1つのマニュアルにする
紙幣を揃える ▪ 「動作」を各ステップとして
クレジットカード 受⼝に投⼊する 順番に記載する
会計を⾏う
お釣りを出す ▪ 動作ごとに「写真/動画＋補⾜テキスト」
モニターを⽬視する
で説明する
電⼦マネー トレーを開く
会計を⾏う
現⾦を取り出す
© Studist Corporation. All Rights Reserved. 20