業務のブラックボックス化や、特定の担当者に依存した仕事—— そんな「属人化」の課題を、マニュアルで解消しませんか？
中⼩企業の約4社に1社が「業務の属⼈化」に課題を抱えています。
終⾝雇⽤が⼀般的だった時代とは異なり、現代では⼈材が短期間で転職するケースが増加しており、
特定の社員に業務が集中することでますますリスクが⾼まっています。
属人化が進むと、引き継ぎや教育がスムーズに進まず、現場の混乱や業務品質の低下を招く恐れがあります。
人手不足が深刻化する中で、こうした状況は大きな経営リスクとなりかねません。
そこでご活用いただきたいのが、Teachme Bizによる業務の「標準化」です。
誰でも簡単に作成できるマニュアルで、個人に属するノウハウをチーム全体に共有し、業務の標準化を実現します。
人が変わっても安定した業務運用を維持するために
本資料では、属人化の現状を可視化し、仕組みで解決する方法をご紹介しています。
詳しくは資料をダウンロードしてご確認ください。
このカタログについて
| ドキュメント名 | 属人化解消ハンドブック |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| 登録カテゴリ | |
| 取り扱い企業 | 株式会社スタディスト (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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このカタログの内容
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失敗しない解消ステップと実践のポイント
属⼈化解消
ハンドブック
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はじめに
属⼈化は、多くの企業で⾒られる共通の課題です。
特定の業務が特定の個⼈に依存すると、その個⼈が不在の場合に業務が停滞し、全体の効率が⼤幅に低下し
ます。また、属⼈化は業務の質を⼀定に保つことを難しくし、ミスや業務の遅延を招くリスクも増⼤しま
す。このような状況は、特に組織の成⻑や持続可能性に悪影響を与えます。
この資料で属⼈化を解消し、組織の⽣産性を向上させ、安定した運営を実現するためのお役に⽴てれば幸い
です。
01 特定の⼈が不在時の業務停滞や引き継ぎ困難に悩んでいる
こんな⼈に
02 特定の⼈へ業務集中しており、組織全体のパフォーマンスが低下している
おすすめ
03 部下が⽬の前の業務で疲弊しているが改善⽅法が分からない
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1 はじめに
2 属⼈化の原因を解消する進め⽅
3 業務マニュアル作成と運⽤のポイント
4 まとめ
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C O N T E N T S
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はじめに
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属⼈化は社内外それぞれに影響を及ぼす
実は、中⼩企業の約4社に1社が「業務の属⼈化」に課題を抱えています。
終⾝雇⽤が⼀般的だった時代とは異なり、現代では⼈材が短期間で転職するケースが増加しており、特定の社員に業務が集中
することでますますリスクが⾼まっています。
社内での影響 社外での影響
対応可能な社員がおらず業務が⽌まる 納品時に品質のばらつきが起こる
同じ業務なのに⼈によって質が違う 担当者不在による連絡の遅れで不信感を⽣む
退職による引き継ぎが困難 引き継ぎの漏れにより同じミスを繰り返す
業務量が偏り労務リスクの温床に トラブルなどイレギュラーな事態の
対応が遅くなる
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そもそも属⼈化とは“何か”
属⼈化とは、特定の業務や知識が⼀部の個⼈に依存している状態を指します。
属⼈化には「専⾨性を⾼める」「個性を活かせる」など良い側⾯もありますが、組織視点で考えると悪い側⾯の⽅が多く、
組織全体の⽣産性や効率が低下するおそれがあります。
属⼈化のパターン
知らない 真似できない 判断できない
例）⼀⼈のトップ営業が 例）在職歴の⻑いメンバーが 例）判断基準がなく
⼤量の顧客情報を "⾃分ルール"を 「"この⼈"に聞かないと
抱えている 作っている 進まない」
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属⼈化は“なぜ起こるのか”
属⼈化が起こる理由は、いくつかの要因が複合的に作⽤していることがしばしばありますが、主に以下の2点が⼤きいです。
属⼈化の原因
01 02
業務の標準化が 情報共有が
⾏われていない 不⾜している
この2つは、「業務を誰にでもできる形にしていないこと」につながり
属⼈化を引き起こす⼤きな原因となります
次のページからは、「業務を誰にでもできる形にする」ためにやるべきことを説明します。
© Studist Corporation. All Rights Reserved. はじめに 7
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2 属⼈化の原因を
3 解消する進め⽅
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属⼈化解消のための4ステップ
属⼈化の課題を解決するためには、「業務を誰にでもできる形にすることが⼤事」です。
具体的には、次の4つのステップで進めましょう。
STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4
現状の業務分析と 業務フローの 業務の標準化と 共有の仕組みを
属⼈化の特定 ⾒直しと改善 マニュアル化 整備
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属⼈化解消のための4ステップ
01｜現状の業務分析と属⼈化の特定
現⾏の業務プロセスを明確にし、特定の従業員に依存している業務やタスクを洗い出しましょう。
どの業務がどの社員に集中しているかを把握し、その業務の重要性や他の社員が対応可能かどうかも併せて評価します。
この分析を通じて、属⼈化のリスクが⾼い領域を特定し、解消に向けた具体的なアクションを取るための基盤が整います。
キーワードは「優先度付け」
Point すべての業務で一気に属人化を解消するのは難しい ため、まずは優先度を見極めることが大
切です。特に重要な業務やリスクが高い業務から標準化を進める ことで、効果的に属人化を
解消していくことが可能です。
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属⼈化解消のための4ステップ
02｜業務フローの⾒直しと改善
現在属⼈化している業務の担当者にヒアリングをし、タスクを作業レベルに細分化していきます。
その後、効率的に業務を⾏えるようにフローを⾒直し、誰でも⾏えるように⼿順をなるべくシンプルにしましょう。
キーワードは「シンプル化」
Point 複雑な手順を可能な限りシンプルにし、 誰でもすぐに理解できる プロセスへと変えることで、属
人化の解消に繋がります。シンプルな業務フローは、 余計な手間を省き、すべてのメンバーが
同じ理解で作業を進めやすくします。
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属⼈化解消のための4ステップ
03｜業務の標準化とマニュアル化
全員が同じ⼿順で業務を遂⾏できるようにするためには、「マニュアル」の整備が有効です。
わかりやすいマニュアルがあれば、誰でも業務内容を理解し、実⾏できる体制を整えるため、担当者不在‧品質のばらつきと
いった課題を解決できます。
キーワードは「わかりやすい」
Point マニュアルはただ作成するだけでなく、閲覧者がきちんと理解できることが大切です。「内容が
正しい」ことはもちろん大事ですが、「短時間で読める・理解できる」「再現性がある」ように 正し
く伝わることが良いマニュアルの本質とも言えます。
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属⼈化解消のための4ステップ
04｜共有の仕組みを整備
マニュアルはただあるだけだと意味がなく、きちんと⾒てもらえることがゴールです。
そのためには、全員がマニュアルにアクセスできるプラットフォームを整備することが重要です。これにより、どのメンバー
も業務に必要な情報や⼿順をリアルタイムで確認でき、属⼈化のリスクを⼤幅に軽減できます。
キーワードは「使いやすい」
Point 誰にでも、どこでも使いやすいプラットフォームを導入することが重要です。 操作の簡単さ、検
索機能の充実、バージョン管理、更新の容易さ などが選定時の大切なポイントです。これに
より、マニュアルがしっかり活用される状態を作ることができます。
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2 業務マニュアル
3 作成と運⽤のポイント
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業務マニュアル作成と運⽤のポイント
ここからは、属⼈化の解消に有効なマニュアルの作成と運⽤のポイントを説明します。
使われる業務マニュアルの4つのポイント
⽬的と対象者を 画像や動画など フォーマット‧ 定期的な⾒直しと
明確にする 視覚情報を⽤いる ⽤語の統⼀ 更新ルールの設定
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業務マニュアル作成と運⽤のポイント
01｜目的と対象者を明確にする
マニュアルの⽬的と対象者に応じて、タスク範囲や内容の深さ、説明のレベルを調整することで実際の使⽤シーンにフィット
していきます。
マニュアルの⽬的例 対象者の例
品質の維持‧向上 新⼊社員
法令や社内規則の遵守 外国⼈労働者
問題‧トラブル発⽣時の対応 パートタイマーやアルバイト
など など
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業務マニュアル作成と運⽤のポイント
02｜画像・動画を用いる
⼿順を説明する際には、⽂章だけでなく画像や動画を取り⼊れることで、視覚的に理解しやすくすることが重要です。
特に、複雑な操作や機械の使い⽅、専⾨的な⼿順などは、ビジュアルを活⽤することで具体的なイメージが湧きやすくなり、
理解度が⼤幅に向上します。
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業務マニュアル作成と運⽤のポイント
03｜フォーマット・用語を統一する
マニュアル作成時には、フォーマットや⽤語を統⼀し、誰もが⼀貫した内容で理解できるようにすることが重要です。
曖昧な表現を避け、具体的で明確な⾔葉を使うことで、業務⼿順がより正確に伝わり、混乱や誤解を防ぐことができます。
フォーマットを統⼀する例 曖昧な表現をなくす例
⾒出しの形式 早めに処理する
段落のスタイル → 「24時間以内に処理する」
箇条書きのスタイル しばらく待ってから
ページ番号の配置 → 「5秒待ってから」
図や画像のキャプション ちゃんと報告する
など → 「○○宛にメールで報告する」 など
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業務マニュアル作成と運⽤のポイント
04｜定期的な見直しと更新のルールの設定
マニュアルは⼀度作成して終わりではなく、定期的なチェックや更新を⾏うことで、常に最新かつ有効な情報が反映され、
属⼈化を防ぐだけでなく業務効率も向上します。
現状確認 フィードバック 内容修正 統⼀確認 承認‧配布
最新の業務とマニュ 実際の使⽤感や フィードバックを 形式や⽤語が統⼀ 責任者の確認を
アルのズレを把握す 改善点をヒアリ 元に、不⾜や誤り されているかを確 得て、更新を周
る。 ングする。 を修正。 認する。 知する。
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しかし、わかりやすいマニュアルの整備は⼤変…
⽬の前の作業で忙
しく、作成する時
間がない…
画像‧動画編集が
難しい∕スキルが 頑張ってマニュアル
ない… を作っても、⾒て
もらえない…
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