教育工数6割減・品質不良も半減！現場が“本当に使う”マニュアルの作り方
製造業における帳票の1つに、作業手順書があります。
皆様の現場でも、作成されているところは多いのではないで しょうか？
ですが、作業手順書が存在しているにも関わらず、「ほとんど役に立っていない＝形骸化している」といったケースは多数見受けられます。
本資料では、「作業手順書が形骸化してしまう原因と対策方法」について解説していきます。
このカタログについて
| ドキュメント名 | 作業手順書が形骸化する原因｜「本当に意味のある」手順書を作るには？ |
|---|---|
| ドキュメント種別 | ホワイトペーパー |
| ファイルサイズ | 10.1Mb |
| 登録カテゴリ | |
| 取り扱い企業 | Tebiki株式会社 (この企業の取り扱いカタログ一覧) |
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このカタログの内容
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サンプル
動画あり
作業手順書が形骸化する原因
「本当に意味のある」手順書を作るには？
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本資料のあらすじ
製造業における帳票の1つに、作業手順書があります。
皆様の現場でも、作成されているところは多いのではないで
しょうか？
ですが、作業手順書が存在しているにも関わらず、
「ほとんど役に立っていない＝形骸化している」
といったケースは多数見受けられます。
本資料では、
作業手順書が形骸化してしまう原因と対策方法
について解説していきます。
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目次
01 作業手順書が形骸化している状態
02 作業手順書の形骸化が起きてしまう4つの原因
03 4つの原因の根源は「紙」にあり
04 形骸化を解消するカギは「動画マニュアル」
05 動画マニュアルを誰でもかんたんに「tebiki」のご紹介
06 「tebiki」の導入事例
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作業手順書が
形骸化している状態
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では、作業手順書における「形骸化」とはどのような状態のことか、確認していきます。
作業手順書の目的は、「作業者に、それを読んで正しい手順で作業を行ってもらうこと」です。
この目的が失われて形だけの状態になっている状態を形骸化とした場合、作業手順書における形骸化は以下の2パターンに分けられるでしょう。
① 作業手順書がそもそも使われていない ② 作業手順書と異なる手順で作業が行われている
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① 作業手順書がそもそも使われていない
「手順書がそもそも使われていない」をさらに分解すると、以下の3つになります。
あるけど使っていない どこにあるかわからない あるけど使いたくない
作業手順書があるにもかかわらず、口頭で 作業工程の多い事業者だと、作業手順書が 作業手順書がわかりづらかったり、見づら
の指導（OJT）や見よう見まねで覚えるの 膨大な量になり、「どこに何があるかわわ かったりすると「使いたくないな」と思わ
がメインの指導方法となっており、作業手 からない」状態になります。
れてしまいます。
順書がほとんど使われていないケースで
す。
頻繁に行う作業ならまだしも、ごくたまに とくに新人においては、作業の全貌がまだ
しか行なわない作業に関する手順書ではと よくわかっていない上、手順書もわかりづ
代々「そうなっているもの」として慣習が くに、どこに保管してあるかが不明になり らいとなると、使いたくない気持ちは強ま
受け継がれ、手順書を使わないことが常態 がちです。 る一方です。
化しています。
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② 作業手順書と異なる手順で作業が行われている
「作業手順書と異なる手順で作業が行われている」をさらに分解すると、以下の3つになります。
理解が足りていない 解釈を間違えていた 手順書が間違っている
作業手順書を活用してはいるものの、十分 本人は作業手順書を十分に読んで「わかっ 作業手順書を十分に理解し、書いてある通
な理解度に達することができず、異なる手 たつもり」でいるのに、解釈を間違ってい りに作業を行っているのにも関わらず、そ
順で行ってしまうケースです。
たために、異なる手順で作業を行ってしま もそも作業手順書自体が間違っていたとい
うケースです。
うケースです。
もちろん、作業者本人の勉強が足りていな
いことも1つの要因ですが、多くの場合、 たとえば「強く押し込む」のように、読み 手順書が作成された当初から月日が流れて
作業手順書のほうに問題があります。 手ごとに解釈が異なる曖昧な文章表現をし いるにもかかわらず、ずっと更新がされて
てしまうことで発生しやすいです。 いないことなどが原因です。
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作業手順書の形骸化が
起きてしまう4つの原因
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前章では、作業手順書の形骸化をミクロな視点で見ましたが、今度はもう少しマクロな視点で見てみます。
すると、作業手順書の形骸化が起きてしまう原因として、以下の4つが浮かび上がってきました。
あるけど使っていない
①内容がわかりづらい
どこにあるかわからない
あるけど使いたくない ②アクセスが困難
作業手順書の
理解が足りていない 形骸化
③更新不足
解釈を間違えていた
④教育体制の不整備
手順書が間違っている
浮き彫りにした4つの原因をそれぞれ、再度ミクロな視点で具体的に見ていきましょう。
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形骸化の原因①：内容がわかりづらい
文章が多すぎる 曖昧な表現
多くの現場において、作業手順書は文章をベースに作成されてい 前述でも触れましたが、「強く押す」などのように、読み手に
ます。確かに、情報伝達媒体として一番身近な存在が文章ですが、 よって受け取り方が変わるような曖昧な表現も、作業手順書の内
文章が多すぎるとわかりづらい手順書となってしまいます。
容をわかりづらくしています。
また、文章で表現できる情報には限度があるため、製造業のよう いくら言語化能力の高い人でも、製造業における「動作」を含む
な「動作を伴う情報」を十分に伝え切ることができないケースも 情報を文章で完璧に表現することは、不可能に近いでしょう。
あります。
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形骸化の原因②：アクセスが困難
探すのが大変 印刷から手渡しまでが手間
作業工程が多ければ多いほど作業手順書の数は膨大になり、目当 作業員に手順を共有する際、作業手順書の原本を印刷して手渡しす
ての手順書が探しづらくなります。
るところが多いかと思われますが、それを手間に感じて口頭での
指示だけで済ませてしまうケースもあります。
管理がずさんだと、どこになにがあるかわからない状態になり、
最終的には「どこかに眠ったまま」といった形で形骸化してしまい せっかく丁寧に作りこんだ手順書も、共有の手間がネックとなっ
ます。 て形骸化してしまっているのは非常にもったいないです。
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形骸化の原因③：更新不足
更新プロセスの煩雑さ・手間 従業員からのフィードバックを無視
手順に変更がある度、手書きで手順書を直すのを手間に感じて
作業員の意見やフィードバックを受け付けない文化があると、
更新をストップさせてしまうのも、形骸化の原因の1つです。
「こっちのほうがやりやすいのに...」と改善案があっても、それが
作業手順書に反映されません。
時間が経てばたつほど現状との乖離は大きくなっていき、最終的
には使われなくなるという結末を迎えるでしょう。 作業手順書は改善を通じて正しく機能していくという性質上、
フィードバックが無視され続けると形骸化してしまいます。
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形骸化の原因④：教育体制の不整備
こちらに関しては作業手順書そのものが抱える課題ではなく、それを活用する”体制”が抱えている問題です。
OJT研修の不足 見よう見まね文化への固執
どんなにわかりやすい作業手順書を作ったとしても、やはり最後は 保守的な組織では、かつての熟練者たちが行ってきたように「見
OJT研修による実務研修を実施する必要があります。
よう見まね」で作業を覚えるのが美徳とされ、あえて教育を行な
わないケースがあります。
ですが、OJT研修などにリソースを割けないと正しい手順が浸透せ
ず、結果、手順書の目的である「正しい手順で作業を行ってもら このような組織においては「教育」という概念すら薄く、最初か
う」が達成されません。 ら手順書が存在しない可能性も考えられるでしょう。
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4つの原因の根源は
「紙」にあり
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多くの現場で作業手順書は「紙」で作成されていることかと思われますが、
実は「紙で作っていること」こそ、作業手順書を形骸化させてしまっている根本的原因なのです。
①内容がわかりづらい
②アクセスが困難
紙の手順書 作業手順書の
形骸化
③更新不足
④教育体制の不整備
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形骸化の4つの原因と、作業手順書を紙で作っていることの関係は以下の通りです。
① 内容がわかりづらい ② アクセスが困難
紙の手順書だと、どうしても文章ベースになってしまい 紙の手順書は、ファイルキャビネットやバインダーなど
ます。ですが、文章が伝えることのできる情報には限度 に保管するのが一般的ですが、数が増えてくると、
があり、「動作」のように高度な情報を十分に伝え切る ちょっと内容を確認したいときでも該当の手順書を探す
ことはできません。 のに一苦労です。
③ 更新不足 ④ 教育体制の不整備
更新の度に全体で回収、修正、刷り直し、再配布といっ 教育に割くリソースが捻出できないのは、ある種仕方の
たフローが必要であり、円滑な更新を阻害しています。 ないことです。そうなると、各々に自学自習を行っても
らうほかありませんが、紙の手順書は自習教材として不
十分です。
「紙」に代わる手順書の作成手段とは？
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形骸化を解消するカギは
REC
「動画マニュアル」
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動画マニュアルとは？
動画マニュアルとは、作業風景を撮影・編集し、作業手順を映像として伝えることのできるマニュアルのことです。
クリックで
動画を再生
前述で、作業手順書が形骸化する根本的な原因は「紙」にあると説明しました。ここからは、形骸化を解消する効果的な手段の1つが、動画マニュアルで
あることを説明していきます。
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動画マニュアルの活用メリットその①
直感的に理解できる
動画マニュアルは、情報を「映像」で伝えられるので、直感的な理
解が可能です。
製造業においてはとくに「動作」を伴う情報が多いですが、従来の
紙の手順書ではやはり文章がベースになってしまうため、緻密な情
報を伝えるのは難しいです。
動画マニュアルなら、文章で表現するのが難しい情報でも、映像と
してそのまま伝えることができます。
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動画マニュアルの活用メリットその②
共有が速い
動画マニュアルはもちろん電子媒体なので、インターネットを介し
て共有できます。
紙の手順書だと印刷や手渡しの手間があり、共有に時間がかかって
しまいますが、動画マニュアルなら、どこからどこへでもすぐに共
有可能。
また、組織内のメンバーが自分からアクセスできるような環境を整
備すれば、「共有されるのを待つ」のではなく、能動的に情報を取
得することも可能になります。
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