文書・図面管理システム　デジタルドルフィンズ＿オプション機能のご紹介

文書管理・図面管理システム ® オプション機能のご紹介 自動登録 図面・帳票の自動登録（基幹システムとの連携） 2 定型帳票の自動登録（Excel またはテキストを含むPDF） 4 名刺の自動登録 5 受信FAXの自動登録 6 受信メールの自動登録 6 連携検索 7 ※基幹システムからデジタルドルフィンズの書類を検索 リモートアクセスVPN 8 ※外出先や自宅から会社のシステムにアクセス

図面・帳票の自動登録 （基幹システムとの連携） システム管理者さま向けTips 図面・帳票をスキャンするだけで登録が完了 図面・帳票の自動登録には2通りの方法があります。 ■バーコード方式 生産管理・販売管理システムと連携することで、スキャンした図面や帳票 を自動的にデジタルドルフィンズに登録できるようになります。 生産管理・販売管理システム ❶バーコード付きの帳票を発行 ❷CSVファイルを生成 （製造指示書など） （製造番号 ,取引先名 ,品名など） 図面・帳票 *A* 自動で登録完了 バーコードは 製造番号など ユーザー 自動登録プログラム ❸バーコードを表紙にして ❹登録用フォルダを監視 ❼デジタルドルフ 帳票や図面をスキャン ❺スキャンされたファイルを ィンズに自動登録 製造番号 ,取引先名 ,品名等の情報も、生産管理・販売管理システムから バーコードの内容にリネーム ❻ファイル名と 取得して自動的に入力されるため、スキャンするだけですぐに登録が完了 CSVの内容を照合して、 して検索できる状態になります (バーコード方式の場合 )。 取引先名や品名の情報を取得 ■ファイル名方式 生産管理・販売管理システム ❶CSVファイルを生成 帳票・図面 （製造番号 ,取引先名 ,品名など） 文書管理に失敗しない秘訣はコレ！ 入力作業の手間は、文書管理がなかなか進まない 理由のひとつです。販売管理・生産管理システム との連携によって、デジタルドルフィンズへの入 ユーザー 自動登録プログラム 力作業は5～10分の1ほどに短縮でき､入力ミス ❷帳票や図面をスキャン ❹登録用フォルダを監視 ❻デジタルドルフ も確認の手間もなくなります。 ❸スキャンしたファイルを ❺ファイル名と ィンズに自動登録 製造番号などにリネーム CSVの内容を照合して、 取引先名や品名の情報を取得 2 3

定型帳票の自動登録 名刺の自動登録 （Excel またはテキストを含むPDF） スキャンした名刺から会社名や姓名の文字を自動で判別して、デジタルド ルフィンズの対応する項目に自動的に入力し、登録まで自動で完結します。 定型帳票ならフォルダに入れるだけで登録が完了 入力作業の手間が劇的に削減できます。 以下のような定型帳票であれば、登録用フォルダにファイルを入れるだけ で帳票内の会社名や商品名を自動的に取得し、登録まで自動で完結します。 ・Excel の定型帳票 ・Excel から出力された、テキストを含むPDFの定型帳票 文字認識に対応する項目は、 会社名・部署・役職・姓名・ 郵便番号・住所・電話番号・ FAX番号・メールアドレスなどです。 定型帳票 登録完了 予め指定したエリアから 会社名や商品名を取得 自動で判別・入力 登録用フォルダ 自動で入力 システム管理者さま向けTips 登録完了 OCR( 文字認識 )処理のための名刺管理ソフトと、それに対応する 卓上スキャナが必要です。名刺管理ソフトは使用するPC1台につき 1ライセンス必要です。 4 5

受信FAXの自動登録 連携検索 複合機の機能で、受信FAXを取引先別のフォルダに振り分けできる場合、 フォルダ名から取引先名を自動的に取得して受信FAX文書をデジタルド 基幹システムの画面からワンタッチで書類を検索 ルフィンズに取り込むことができます。 受信FAX 取引先別の 自動で取り込み お使いの生産管理・販売管理システムの画面から、ワンタッチでデジタル フォルダに振り分け ドルフィンズの書類を検索できるようになります。受注番号・図面番号・ 製造番号など、双方のシステムに共通して入力されている情報を検索キー ワードにして、生産管理・販売管理システムの画面からデジタルドルフィ 取引先名を取得 ンズの検索結果画面をダイレクトに起動できます。 デジタルドルフィンズの検索結果 システム管理者さま向けTips お使いの生産管理・販売管理システム 複合機のメーカー、機種、オプションによって異なります。ご不明 であれば弊社の方でメーカー様に仕様を確認させて頂きます。お気 軽にご相談ください。 ワンタッチ！ 生産・販売管理システムから 関連する図面や帳票を検索。 受信メールの自動登録 システム管理者さま向けTips 生産管理・販売管理システムの側で、カスタマイズが必要になりま す。デジタルドルフィンズでは、URLクエリパラメータを用いて 書類を検索します。「検索キーワードのクエリパラメータを含んだ 指定のアドレスで受信した電子メールの添付ファイルを、自動的にデジタ URLを開くボタン」を、生産管理・販売管理システムの側に設置 ルドルフィンズに取り込むこともできます。また、メールの件名または本 してください。 文から情報を取得してデジタルドルフィンズに入力することができます。 6 7

リモートアクセスVPN 外出先や自宅から会社のシステムにアクセス 物理的に離れたネットワークとの間に、仮想的なプライベートネットワー クを構築します。社外にいながら、社内のWi-Fi に接続したかのような感 覚で、デジタルドルフィンズや基幹システム、ファイルサーバーを使用で きるようになります。 テレワークで 外出先から スマホや 会社のシステムを 会社の書類を タブレット 使いたい 探したい からも 総合開発元 販売代理店 枚岡合金工具株式会社 IT事業部 〒544-0013 大阪市生野区巽中2-7-22 Tel:06-6758-2288 Fax:06-6758-1121 http://www.digitaldolphins.jp/ 8