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購買管理システム導入による課題解決事例集

ホワイトペーパー
大興電子通信株式会社
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この記事では、調達部門がよく抱えている「コスト削減」・「脱属人化」・「工数削減」などの課題と、
このような課題を調達支援システムの導入で解決した事例についてご紹介します。
また、生産管理システムを導入する前に確認しておきたい5つのポイントについても解説します。

このカタログについて

ドキュメント名 購買管理システム導入による課題解決事例集
ドキュメント種別 ホワイトペーパー
ファイルサイズ 3Mb
取り扱い企業 大興電子通信株式会社 (この企業の取り扱いカタログ一覧)

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このカタログの内容

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スライド番号 1

購買管理システムを導入検討されている方へ コスト削減・脱属人化・工数削減 購買管理システム導入による 課題改善 事例集 Copyright © DAiKO＋PLUS（プラス） All Rights Reserved.
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スライド番号 2

もくじ この記事では、調達部門がよく抱えている「コスト削減」・「脱属人化」・「工数削減」などの課題と、 このような課題を調達支援システムの導入で解決した事例についてご紹介します。 また、生産管理システムを導入する前に確認しておきたい5つのポイントについても解説します。 1章 調達部門がよく抱えている課題 • 課題１：価格統制できていないため「余計なコスト」がかかっている • 課題２：担当者不在で「発注状況がわからない」状態になってしまう • 課題３：書類ベースの発注業務で「無駄な時間・工数」が発生している 2章 調達支援システム導入で解決した事例 • 解決例１：価格統制を実現、調達コストの削減に成功！ （株式会社フコク様） • 解決例２：発注業務の「標準化」 「進捗の可視化」で脱属人化 （株式会社ワコム様） • 解決例３：紙業務を電子化、業務工数を3割削減 （株式会社カネカ様） 3章 調達システム導入前に確認しておきたいポイント • 期待されるコスト削減効果は？ • 自社に必要な「機能」があるか • 管理・運用が手軽にできるか • 現場が求めている「要件・使用感」は？ • 導入後～定着まで、手厚いサポートがあるか 購買業務の削減・コンプライアンス強化を実現！ 調達業務を一気通貫で支援。購買管理システム「PROCURESUITE」 2
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スライド番号 3

調達部門がよく抱えている課題 Chapter 1 3
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スライド番号 4

調達部門がよく抱えている課題 課題1： 価格統制できていないため「余計なコスト」がかかっている 発注部署毎の購買価格にばらつきがある 調達部門が抱える課題の1つに価格統制できていないため「余計なコスト」がかかっていることが挙げら れます。拠点毎に資材購入を行っている場合、購買価格に差が出てしまうことから「余計なコスト」がか かってしまうケースは少なくありません。 資材購入にあたって、価格統制ができていない場合の課題 A拠点 購入価格の 取引先A ばらつき 販売価格：高 B拠点 取引先B 販売価格：普 C拠点 取引先C 販売価格：安 4
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スライド番号 5

調達部門がよく抱えている課題 課題2： 担当者不在で「発注状況がわからない」状態になってしまう 発注業務の属人化 海外 EMS（※1）とのやり取りでは、これまでEメール・FAX・電話といった手段で連絡を取っていました。 しかし、担当者ごとに発注書の雛形・発注業務のプロセスが統一されていなかったり、EMSごとに社内 の窓口担当が異なっていたりといった事情から、窓口担当が不在にすると発注状況がわからなくなって しまうといった課題を抱えてしまっているケースもあります。 窓口担当者しか把握できていない発注業務 担当者がいないと 状況がわからない 担当A 連絡手段、発注書類、業務プロセスがバラバラ 海外EMS A社 不 在 担当B 海外EMS B社 ※1 EMS とは？ 電子機器の製造を受託するサービスです。 一般的に、電子機器メーカーは、設計から保守までの一連の機能を保有しますが、 その生産面を受注します。そのようなサービスを提供する企業のことを指しています。 5
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スライド番号 6

調達部門がよく抱えている課題 課題3： 書類ベースの発注業務で「無駄な時間・工数」が発生している 書類ベースの業務における課題 各拠点で手書きの発注書の作成や本社への郵送作業など、書類ベースの発注業務には多くの時間 と手間がかかります。 各拠点での手間だけではなく、本社側においても、書類を保管したり、データを入力したりという手間や 時間がかかってしまいます。 書類作成や郵送の手間 入力の手間や ケアレスミスのリスク タイムラグ 書類保管や情報入力の手間 拠点A 書類保管 本社 拠点B データ入力 拠点C 6
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スライド番号 7

調達支援システム導入で解決した事例 Chapter 2 7
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スライド番号 8

調達支援システム導入で解決した事例 解決例1：価格統制を実現、調達コストの削減に成功！ （株式会社フコク様） コスト削減が実現した株式会社フコク様の解決事例 工業用ゴム製品のメーカーである株式会社フコク 様では、数多くの工業用ゴム製品を世に送り出し ており、製品が多岐にわたることから、資材調達も 膨大な数にのぼっています。 同社では拠点ごとに発注管理を行っていたため、 管理が複雑になってしまっていたことや、集中管理 のメリットが活かせないという課題がありました。 ＊画像はイメージです。 拠点毎に発注管理を行っていたことで、集中管理のメリット（コスト削減、業務効率 化）を見出せていなかったことです。本社での集中管理を行っている場合には、発注量 課題 のスケールメリットを出すことができます。しかし、拠点毎に発注を行っている場合、取引先 毎に購入価格が異なっていることも珍しくありません。また、発注や見積もり依頼といった 作業は、パソコンで作成した書類や手書きのものをやり取りする必要がありました。 資材面でのコスト削減に成功 導入後 購買管理システム導入前は発注部署毎に資材の購入価格にばらつきが発生していまし の成果 た。しかし、システム導入後には購買業務を１ヶ所に集約することで、共通で使用する資 材の集中購買が実現。資材の購入価格を全社で統一することに成功しています。 Point 購買業務を１ヶ所に集約することで、 共通で使用する資材の集中購買が実現し、コスト削減に成功 8
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スライド番号 9

調達支援システム導入で解決した事例 解決例2：発注業務の「標準化」 「進捗の可視化」で脱属人化 （株式会社ワコム様） 発注業務の属人化を解消した株式会社ワコム様の解決事例 イラストレーターや写真・動画編集者など、数多く のクリエイターたちに使用されるペンタブレットのトッ プメーカーである株式会社ワコム様では、海外 EMS毎の発注方法や進捗の把握が担当者でな ければわからず、確認作業だけで時間がかってし まっていました。 ＊画像はイメージです。 海外EMSとのやり取りでは、これまでEメール・FAX・電話といった手段で連絡を取ってい 課題 ました。しかし、担当者ごとに発注書の雛形・発注業務のプロセスが統一されていなかっ たり、EMSごとに社内の窓口担当が異なっていたりといった事情から、窓口担当が不在に すると発注状況がわからなくなってしまうという課題がありました。 システムの導入で「標準化」「情報共有」が改善 導入後 Eメール・FAX・電話といった手段で行われていた発注業務を定型フォームでの「電子発 の成果 注」にすることで、担当者ごとに異なっていた発注プロセスの標準化に成功しました。また、 発注情報が電子化・一元化されたことで発注状況や在庫状況をリアルタイムに誰でも把 握できるようになり、業務効率を大幅に向上させることに成功しました。 Point 定型フォームでの電子発注によって、 業務の標準化に成功 9
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スライド番号 10

調達支援システム導入で解決した事例 解決例3：紙業務を電子化、業務工数を3割削減 （株式会社カネカ様） 業務工数の削減に成功した株式会社カネカ様の解決事例 カネカ様は、バイオ医薬品や食品など幅広い事業 を展開しており、調達すべき資材も事務用品から 工業用プラントまで多岐にわたることが特徴です。 これまでも購買業務の省力化を図るために、会 計・生産などの基幹系システムに購買機能を搭 載するなどしてきました。 ＊画像はイメージです。 当該システムの課題として挙げられていたのが、書類の郵送作業です。各拠点で手書き 課題 の発注書を作成し本社に郵送しなければならず、時間や手間がかかりすぎる点が課題 視されていました。また、コンプライアンス対応という視点からも改善が求められていました。 郵送作業の削減によって、業務工数の３割削減に成功 導入後 「都度購入品の調達にも柔軟に対応できる機能性」を重視した購買管理システムを導 の成果 入したところ、発注書の作成や本社への郵送作業がなくなったことで、業務の工程数を3 割削減が実現しました。 Point 「都度購入品の調達にも柔軟に対応できる機能性」 を持った購買管理システムを導入し、工数削減に成功 10
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スライド番号 11

調達システム導入前に 確認しておきたいポイント Chapter 3 11
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スライド番号 12

調達システム導入前に確認しておきたいポイント 期待されるコスト削減効果は？ どれくらいのコストが削減できるのかを見極める 購買管理システム見直しの際には、資材調達に関わるトータルのコスト削減ができているかどうかが重 要視されます。保守費を始めとするシステム自体のコストはもちろんのこと、新システム導入による運用 コストの削減、集中購買の実現による購買コストの削減、間接的に生じる人件費の削減という具合に、 幅広い視点からコスト削減を見極めることが大切です。 削減できるコストの一例 間接的に生じる 購買コスト 保守・運用コスト 人件費 12
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スライド番号 13

調達システム導入前に確認しておきたいポイント 自社に必要な「機能」があるか 自社に必要な機能が備わっているかを見極める 購買管理システム見直しをする際に確認しておきたいポイントの２つ目は、業務に必要な機能の精査 です。業務に必要な機能は個社ごとに異なるため、基本的には自社の業務要件を洗い出したうえで 比較検討を行う必要があります。購買や調達部門向けのパッケージ製品であれば、ある程度の機能 は網羅されている傾向にあります。 一方、必要な機能だけをスクラッチで開発し続け長年運用してきた結果、「メンテナンス・管理の難易 度が高い」「システムの全容を理解できている担当者がいない」などの課題が発生してしまうことがありま す。その場合はパッケージ製品を基準に検討を進め、必要に応じて機能のカスタマイズを行う、などする ことが効率的といえます。 生産管理システム選定までの流れ 生 業 務 必 産 要 管 現 要 理 状 件 な シ 調 の 機 能 ス 査 洗 の テ い ム 出 検 し 討 の 選 定 13
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スライド番号 14

調達システム導入前に確認しておきたいポイント 管理・運用が手軽にできるか 管理・運用の手軽さを見極める 確認しておきたいポイントの３つ目は、システムを管理・運用するにあたっての手軽さです。 新システムへの導入にあたって懸念されるのは管理・運用にかかる現場の負担です。レガシーなシステ ムには管理機能が十分に備わっていないこともあり、システムの提供元の会社や特定の人物でないと 設定変更を行えないことがあります。中には、システムを構成している開発言語を扱える人物がおらず、 細かな変更やカスタマイズができないこともあります。システム自体が属人的になってしまうことを避けるう えでも、予め管理・運用面の手軽さを見極めることは大切です。 導入後～定着までのサポート体制について確認しておきたいこと • 操作性 • 管理機能の有無 など 14
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スライド番号 15

調達システム導入前に確認しておきたいポイント 現場が求めている「要件・使用感」は？ 現場に求められている要件を満たしているかを見極める システムを利用する部門と十分にすり合わせを行うことです。これまでに使用していたシステムから乗り換 えをする場合、業務の継続に必須な要件、使用感、今後求められる新たな要件を十分に確認する 必要があります。 特に、新システムでできること・できないことを予め明確にしておくことで、業務遂行中に発生しうるトラブ ルを事前に回避することが大切です。また、反対意見が発生した際には、システム導入によるメリット （現状の業務がどれだけ効率化できるのか、どれほどのコスト削減が実現するのか）を具体的に伝え ることで、理解を得られるように努めましょう。 事前にシステムを利用する部門と確認しておくべきこと • 必須要件 • 使用感 • 今後求められる要件 • システム導入のメリット 15
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スライド番号 16

調達システム導入前に確認しておきたいポイント 導入後～定着まで、手厚いサポートがあるか サポート体制の有無を見極める 確認しておきたいポイントの最後には、システムを切り替え、運用が始まった後に必要な視点です。 システムは導入した後も、現場からの声を聴きながら、ベンダーと一体となって業務フローに沿った機能 を追求していかなければなりません。 新システムを定着させるためにはユーザービリティはもちろんのこと、現状の業務フローに照らして新たな 改善点が出てきていないか、現場社員からの聞き取りや検証を行うことが必要です。その過程では、シ ステムベンダーと共同で改善を重ね、両社が一体となって取り組みを進めることが重要なため、サポート の手厚いベンダーであるかといった点も重要なポイントとなります。 導入後～定着までのサポート体制について確認しておきたいこと 自社 ベンダー • トラブル発生時の対応 • 改善への対応 など 両社一丸となって進める サポート体制 16
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スライド番号 17

購買業務の削減・コンプライアンス強化を実現！ 調達業務を一気通貫で支援。購買管理システム 「PROCURESUITE」 プ ロ キ ュ ア ス イ ー ト
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スライド番号 18

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITE（プロキュアスイート）とは？ 都度購買、カタログ購買、請求書実績払い ・・・ といった、 さまざまな購買方法に対応した「調達支援ソリューション」です。 間接材購買における課題を、一元化された集中購買へと変えることにより解決。 現場～購買～仕入先（サプライヤー）まで、一気通貫で機能をご提供します。 貴社業務に合わせた調達プロセスを踏むことが可能です。 都度購買 カタログ購買 請求書実績払い 設備 治具 文具・OA事務用品 人材派遣 測定器 PC・少額周辺機器 小口運送 事業所設備 用紙・トナー・事務消耗品 複合機などの事務機器 各種業務委託 汎用工具 車両リース・レンタル etc ... etc ... etc ...
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スライド番号 19

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 購買業務プロセスの可視化 各利用者が進捗状況（見積中、承認中、受入済み）を共有することが可能。 属人化を防ぎ購買活動に関する透明性を確保します。 各一覧はCSV形式ダウンロードが 進捗状況を可視化し、注文データの状態を 可能 一覧で表示することが可能 伝票単位での履歴照会機能により、証跡のトレーサビリティ（履歴管理）が可能。 購入申請、見積、発注時の添付ドキュメントもデータベース上で紐付け管理をします。 購買業務のコンプライアンス強化 PROCURESUITEでは、法規制（内部統制や下請法）に対応した機能を有しており、 調達業務に関わるコンプライアンス（遵法）強化をサポートいたします。 下請法適用有無を 登録/判別
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スライド番号 20

本資料および「PROCURESUITE」に関するお問い合わせ 大興電子通信株式会社 DAIKO DENSHI TSUSHIN,LTD. 〒162-8565 東京都新宿区揚場町2番1号 軽子坂MNビル 製品に関するお問い合わせはこちら TEL：03-3266-8128 MAIL：planner@daikodenshi.co.jp WEBサイト 「DAiKO＋PLUS」 はこちら https://www.daikodenshi.jp/daiko-plus/