購買・調達部門に贈る、コスト削減に効く3つのTIPS ～コスト削減のための施策ガイドブック～

部門の命題、「コスト削減」をどう実現する...？ 購買・調達部門に贈る、 コスト削減に効く3つのTIPS ～コスト削減のための施策ガイドブック～ イメージ画像 Copyright © DAIKO XTECH,LTD. All Rights Reserved.　

もくじ 消費者ニーズの多様化、グローバル化の進展により、企業へのコスト削減要請は厳しさを増しています。 幅広く買い付けを行い、支出を管理する購買・調達部門では、コストダウンが最重要の課題です。 では、購買・調達部門でコストダウンを図るためには、一体どのような取り組みが必要なのでしょうか。 本書では、状況に応じた適正価格の仕入や、過去の仕入データを管理・分析したサプライヤーの評価・選定、 価格交渉などを有利に進める上で必要な、3つのTIPSをご紹介します。 1章 「二社購買」を行って原価を削減 • 二社購買とは？ • 原価の削減につながる理由 • 納期遅れ防止などのメリットも 2章 「カタログ購買」で間接材コストを削減 • カタログ購買とは？ • カタログ購買で「コスト削減」 「業務効率化」を両立 3章 「購買管理システム」を活用してコスト削減 • コスト削減ができる理由① 発注ミスが減る • コスト削減ができる理由② 業務効率化で人件費削減 • コスト削減ができる理由③ 各拠点の価格統制を実現 • コスト削減ができる理由④ サプライヤー選定・交渉が簡単になる 2

「二社購買」を行って原価を削減 Chapter 1 ある資材を調達する場合、通常は一社のサプライヤーから購買しますが、二社以上のサプライヤーから購買する 方法もあります。こうした二社購買には一定のメリットがありますが、リスクについても十分に把握し、どちらの方針を とるか決定することが重要です。 3

「二社購買」を行って原価を削減 二社購買とは？ 二社購買とは、ある資材を調達する際、一社ではなく二社以上のサプライヤーから購買する手法を指します。 製品の安定供給につながるため発注元の企業にとっては大きなメリットがありますが、一社購買から二社購買に 切り替えることでさまざまなデメリットやリスクがある他、「見かけだけの二社購買になっていないか」についても注意 が必要です。 「見かけだけの二社購買」になってしまう失敗例 見かけだけの二社購買とは、同じ資材を二社から購買しているようでいて、その中で棲み分けができてしまって いるケースです。例えば、同じ資材でもサイズや細かい仕様に差があり、いつの間にか明確な得意分野ができてし まうことが考えられます。そうすると最早別の資材を購買していることになり、何かトラブルがあったときのリスクヘッジ が機能しない可能性があります。また、得意分野がサプライヤー同士に伝わると競争意識も弱くなるでしょう。 「見かけだけの二社購買」にしないために こういった事態を防止するには、仕入先を流動的にする方法が有効です。 サプライヤーを流動的に変えられる仕組みを作ることができれば、見かけだけではない二社購買の体制が整います。 ただし、汎用性の高い資材であれば比較的容易ですが、製品の品質に強く影響する資材であればサプライヤー の変更は困難となります。資材の性質も踏まえ、二社購買に切り替えるかの判断を下すことが重要です。 4

「二社購買」を行って原価を削減 原価の削減につながる理由 一社購買の状態だと、原価を下げるように協力をお願いしてもなかなか上手くいかないこともあります。 二社購買にすることでそれぞれのサプライヤーが競合となるため、 自然と競争意識が強くなり、原価の削減につながります。 なお、一社からの購買でも原価の削減に協力的であれば、無理に二社購買にすることはありません。 自社の成長のために原価の削減が必要であり、サプライヤー一社ではそれが難しい場合、二社購買が大きな選 択肢となります。 5

「二社購買」を行って原価を削減 納期遅れ防止などのメリットも 納期遅れが起きにくくなる 一社のみから購買していた場合、考えられるリスクはサプライチェーンが寸断されたときの納期遅れです。 経営上の理由や災害などの外的要因によりサプライヤーからの供給が止まった場合、自社で製造する製品にも 当然遅れが出てきます。 二社購買にすることで、サプライチェーンが寸断されてももう一社のほうから資材を 調達することができ、リスクヘッジが行えます。資材の供給が止まると現場の混乱を招き、取引先との信頼関係 にも影響するため、リスクヘッジを行えることは大きなメリットとなります。 納期遅れを防止するための二社購買は、多くのサプライチェーンが寸断された東日本大震災をきっかけに検討す る企業が増えたとされています。 優位な交渉が可能となる 二社購買の体制にすることで、二社以上のサプライヤーを価格や品質面で比較できます。 そのため、比較を行う発注元は優位な交渉を行いやすくなります。 製造業において重要とされるQCD（品質・コスト・納期）を確保したい際には、 発注元が優位な状況を交渉のカードにできます。 調達・購買部門必見！二社購買のメリットとデメリットをご紹介 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing- control/nisha-kobai/ 6

「カタログ購買」で 間接材コストを削減 Chapter 2 調達コストの削減と業務の効率化を目指すときに注目したいのが、間接材のカタログ購買です。 本章では、多くの企業が間接材購買で抱えている問題点と、 その問題点を解決するカタログ購買の重要性など解説していきます。 7

「カタログ購買」で間接材コストを削減 カタログ購買とは？ カタログ購買とは、購買する製品の情報を電子カタログにまとめ、 そのカタログを元に発注できるようにするシステムやサービスのことです。 あらかじめ買い手と売り手の間で購買する製品の規格や単価を定めておくことで、 購買業務をスムーズに進めることができます。 カタログ購買は、特に「間接材購買」の問題に有効 自社の製品として繰り込まれる材料・部品を「直接材」と呼びますが、 一方、工場副資材や消耗品、補修用品などは「間接材」と呼ばれます。 この「間接材には大きく分けて2種類あります。 1つ目は、試作研究品や修理保守サービスなどの「件数は少ないが、金額は多い項目」、 2つ目は、サプライ品や事務用品などの「金額は少ないが、件数は多い項目」です。 企業のコストダウンで、特に注目が必要なのは後者です。 こうした項目は、不定期に販売代理店などから購入している企業が多く、コストダウンが図りづらいという問題が あります。また、各部門からの購買依頼は紙やFAXなどさまざまな手段で伝達されるため、事務手続きが煩雑に なりやすいことも問題です。 こうした問題を解決するために、「カタログ購買」のメリットに注目する必要があります。 購買業務を効率化するカタログ購買とは？間接材のコストを下げる方法 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing- control/catalog/ 8

「カタログ購買」で間接材コストを削減 カタログ購買で「コスト削減」 「業務効率化」を両立 コスト削減 カタログ化・システム化により類似製品の確認や、複数企業での相場価格、 購入頻度の高い項目などの把握がしやすくなります。 さらに、見積の比較検討が容易になるため、正確な購買計画を立てることができます。 業務効率化 紙、メール、FAXなど社内での購買依頼の手段をWeb（電子化）に統一することで、業務の効率化を図ること ができます。 これにより、依頼から発注、納品までの進捗確認など、 購買に関連する人的コストの削減が可能です。 さらにカタログに登録した製品以外を購買させないことで、品質やコストのバラつきを抑えることができます。 間接材の調達コストを最適化する方法とは？購買のポイント 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing- control/indirectmaterial/ 9

「購買管理システム」を 活用してコスト削減 Chapter 3 複数の営業拠点や工場を持つメーカーにとって、購買コストの最小化や購買プロセスの効率化は重要な課題で す。複数拠点を展開している場合、発注書や見積書を郵送・FAXでやり取りするケースも珍しくないでしょう。 そのような中で、調達管理が抱える課題を解決するためには、システム化が必要です。 情報を適切に管理し、他部門とも連携できるシステムを選び、より効率的な業務を実現しましょう。 10

「購買管理システム」を活用してコスト削減 コスト削減ができる理由① 発注ミスが減る ミスや不正を防げる 購買管理システムでは、発注履歴や納期、実際の納入状況を確認できます。 そのため、複数の部門で同じ部品を発注したり、違う取引先を選んだりするミスを防ぎ、 データ改ざんなどの不正も防ぐことができます。 例えば、発注情報の保存形式。これらがメールや書類、FAXという具合に複数ある場合、その分だけ情報が埋も れたり、不正の原因が紛れたりするリスクが増大します。 また、書類の管理を一元化した場合でも、発注ステータスの確認や変更に時間がかかり、顧客の変更要望に対 応できなくなる恐れもあるため、決して望ましいとはいえません。 だからこそ、購買管理システムを導入して管理体制をデジタル化することが大切です。 資材や在庫を「見える化」できる 資材と仕掛在庫の正確な数量を把握できることも、購買管理システムのメリットです。 モノの流れを把握することで、在庫切れや過剰な発注を防ぐことができます。 発注数を誤ったり、重複して発注を行ったりすることで、後に異変に気付くケースは身に覚えがあるかと思います。 こうした事態は、担当者ごとに業務状況・在庫状況を共有できていなかったときに発生しがちです。 特に、急な仕様変更が入りやすい個別受注生産の製造業などでは、必要資材が変わったタイミングで迅速に対 応することが求められます。 ここで情報共有が遅れたり、対応に時間を要したりしていると想定以上のコスト高につながるため、組織的な対応 策が必要といえるでしょう。 不要なモノは買わせない！ 「調達コストの削減」と「相互牽制」の実現方法 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing-control/ reduction-procurement-costs/ 11

「購買管理システム」を活用してコスト削減 コスト削減ができる理由② 業務効率化で人件費削減 業務規模が拡大するにつれ、購買業務は複雑化していきます。 業務を効率化し、利益につなげるには情報の一元化・見える化が大切です。 購買業務の効率化に成功すればコスト削減など財務状況の改善にも効果が期待できます。 ぜひ自社の購買業務が効率化されているか、今一度見直しを行ってみてください。 その上で、知っておくべきポイントは以下2つとなります。 プロセスの切り分けを行おう 一元化された情報を元にした、仕入先の選定や価格交渉によるコストの適正化は人間がやるべき業務です。 ただし、仕入先に見積を依頼し比較する段階では、まとめて依頼を出して情報をまとめ るシステムの利用が効率的です。 依頼・情報の収集でシステムを活用し、判断や交渉が必要となる段階で業務に専念するフローを確立できたなら、 よりスムーズに業務を進めることが可能です。 「副資材」の購買は、システム効果が大きい領域 製造に必要な資材とは別の工具やマスク、手袋といった副資材の購買についてもシステムの活用は大いに役立ち ます。副資材は多品種を取り扱うだけでなく、工場や部門ごとに発注するため、受注とりまとめ業務に手間が かかる特徴があります。さらに、仕入先の選択肢も多く発注業務に手間がかかるといった課題がありました。 受注とりまとめや品物ごとに複数の仕入先への発注は手間のかかる業務ですが、やるべきことは単 純なためシステム化の効果がでやすい業務といえます。また、近年ではインターネットを利用した副資 材の購入もできるようになりました。今後は副資材の調達も合理的・効率的に行い、浮いた時間を主資材の購 買業務にまわす考えも必要となるでしょう。 購買業務を効率化するポイントとは？システムを活用して利益向上 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing- control/purchasing-operation-efficiency/ 12

「購買管理システム」を活用してコスト削減 コスト削減ができる理由③ 各拠点の価格統制を実現 複数拠点で「分散購買」することで起こる、価格統制の難しさ 拠点ごとにバラバラで行う「分散購買」は、各事業所の状況に合わせて機動的に購買活動を展開できることがメ リットといえます。一方、発注ロットが小さくなりがちであるため、価格交渉で不利な側面があることは否めません。 全拠点で共通の「購買管理システム」を導入する 全拠点で共通の購買管理システムを利用し、購買データを可視化すれば、 分散購買であっても価格統制を実現できます。 そもそも、分散購買のデメリットが生じる原因の一つは、各拠点が必要とする発注量を正確に把握しづらいことに あります。そこで全社共通のシステムを導入すれば、同じ品目は拠点をまたいで一括で調達できるため、価格交 渉も進めやすいのです。 また、サプライヤーごとの情報や過去の見積情報や購買履歴を遡って参照できれば、 市場相場に関する情報格差も無くすことができ、最安値での購買を進めやすくなります。 蓄積したデータを活用した購買活動の推進は、属人化の解消や人材教育プロセスの効率化など、さまざまなメ リットが期待できます。 そして、これらの方針を実現する上で欠かせないのが、複数拠点の購買管理に対応し、 見積から検収までの一連の購買プロセスを一気通貫で管理できるシステムです。 拠点ごと に購入価格が異なる… 分散購買でも価格統制する方法とは？ 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing-control/ price-control-decentralization/ 13

「購買管理システム」を活用してコスト削減 コスト削減ができる理由④ サプライヤー選定・交渉が簡単になる 仕入情報の共有・見える化を実現 取引先の選定、価格の比較検討をスムーズに行うためには購買データの共有も大切です。 企業内で複数の担当者がいると、情報が集約されづらくなります。 ● どの仕入先が安いのか ● スムーズに対応できるのか ● 社内外の負荷はどうなっているか といった情報の共有によって、原価・納期への影響を最小化することが可能です。 こうした共有は口頭や紙媒体では限界があるため、 調達支援システムなどを活用したデータの一元管理が必要不可欠です。 仕入先との関係強化にも役立つ また、購買管理システムに蓄積した仕入先のデータを活用して、仕入先の業務改革を支援することで 相互のコストダウンにつながるケースもあります。 仕入先の原価構造から、ムダやロスの発見・改善ができれば、お互いに信頼できるパートナーとして関係構築がで き、価格や納期の交渉を有利に進められる可能性があります。 このように、購買管理システムによって仕入先と良好な関係を保ち、購買業務の強化を目指すこともできます。 購買業務を効率化するポイントとは？システムを活用して利益向上 関連する記事はこちら | https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/purchasing- control/purchasing-operation-efficiency/ 14

購買業務の削減・コンプライアンス強化を実現！ 調達業務を一気通貫で支援。購買管理システム 「PROCURESUITE」 プ ロ キ ュ ア ス イ ー ト

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITE（プロキュアスイート）とは？ 都度購買、カタログ購買、支払請求書処理・・・ といった、さまざまな購買方法に対応した「調達支援ソ リューション」です。 間接材購買における課題を、一元化された集中購買へと変えることにより解決。現場～購買～仕入先 （サプライヤ）まで、一気通貫で機能をご提供します。 貴社業務に合わせた調達プロセスを踏むことが可能です。 都度購買 カタログ購買 支払請求処理 設備 治具 文具・OA事務用品 人材派遣 測定器 PC・少額周辺機器 小口運送 事業所設備 用紙・トナー・事務消耗品 複合機などの事務機器 各種業務委託 汎用工具 車両リース・レンタル etc ... etc ... etc ...

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 購買業務プロセスの可視化 各利用者が進捗状況（見積中、承認中、受入済み）を共有することが可能。 属人化を防ぎ購買活動に関する透明性を確保します。 各一覧はCSV形式ダウンロードが 進捗状況を可視化し、注文データの状態を 可能 一覧で表示することが可能 伝票単位での履歴照会機能により、証跡のトレーサビリティ（履歴管理）が可能。 購入申請、見積、発注時の添付ドキュメントもデータベース上で紐付け管理をします。 購買業務のコンプライアンス強化 PROCURESUITEでは、法規制（内部統制や下請法）に対応した機能を有しており、 調達業務に関わるコンプライアンス（遵法）強化をサポートいたします。 下請法適用有無を 登録/判別

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITEを導入した企業様の事例で、業務コストを1/3に削減した例もあります。 ※コストは人件費換算です。 導入前 650万円 / 月 導入後 250万円 / 月 業務コスト 400万円 / 月（年間 4,800万円）の削減を実現！ PROCURESUITE 導入による効果 ◆見積申請から検収まで一連の業務プロセスを搭載 ◆調達業務プロセスの可視化によるリードタイムの短縮 ◆調達業務のコンプライアンス強化 ◆購買分析・コスト削減を支援する情報の蓄積 ◆汎用品の購買時のカタログ購買方式実現 ▼導入事例集のダウンロードはこちら（無料）▼ https://www.daiko-xtech.co.jp/daiko-plus/case/procuresuite-case-studies/

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 「PROCURESUITE」は、見積・発注・承認処理などの購買業務において社内の要求部門・調達部門や 発注先を含めた効率化と情報可視化を実現するソリューションです。 カタログサイトとの連携により、間接材コスト削減や業務コストの大幅削減を実現し、企業の調達革新を実 現します。 発注書など、面倒な入力作業が不要に。 購入頻度の高い品目を把握しカタログ化することで、 オペレーションコストを従来の1/4以下へと削減できます。 また、購買頻度の低い都度購買の品目についても 手配状況の進捗が分かるので購買業務が円滑に進められます。 発注のペーパーレス化で 人為的なミスを減少・管理工数も削減。 紙やメール、FAXなどの情報伝達手段をWebに統一。 省力化＆スピードアップが実現します。 購買実績データの傾向値分析により、 コスト削減の次の一手が見つけることも可能です。 調達プロセスを可視化して 内部統制・コンプライアンス強化を実現。 見積～検収まですべての購買プロセスを一元管理、 及び、見える化します。 また、下請法（下請代金支払遅延等防止法）に準拠した購 買業務を提供できるようになります。 購入価格を最適化して、 調達コストを削減。 全社共通のマスタ（カタログ）から購入することで購入価格のば らつきを無くし最適化できる。

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