自社にぴったりの購買管理システムとは？？購買管理システム 導入・乗り換えの「指南書」

調達・購買システムの 「保守期限切れ」「新規導入」の際に知っておきたい 購買管理システム 導入・乗り換えの「指南書」 もっと業務効率化・コスト削減を実現できるシステムの選び方 イメージ画像 Copyright © DAiKO＋PLUS（プラス） All Rights Reserved.

もくじ 本書では購買管理システムの導入を検討をする際に知っておきたい、「業務効率化」「コスト削減」を実現する 上で必要な機能についての紹介と、購買管理システムを導入した企業の成功事例、導入前に各企業の課題 となっていた事柄の紹介、導入によって得られた改善効果について解説します。 1章 購買管理システムにほしい機能とは？必要な機能を選ぼう • 「業務効率化」を実現する機能 ┗ 「情報一元化」で管理の属人化を解消 ┗ 「電子承認」でハンコ不要の承認フローに ┗ 「カタログ購買」 で細かな事務用品などの購買を簡単に • 「コスト削減」を実現する機能 ┗ 発注ミスを減らし、「無駄なコスト」を避ける ┗ サプライヤー選定・交渉を簡単にし「最安値での購買」を実現する ┗ 拠点毎にバラバラな購買費用を「価格統制」する ┗ 「カタログ購買」 で無駄なコストを抑える ・若手バイヤーへの「ノウハウ継承」の基盤を作る機能 ・購買プロセスを可視化して不正を防ぐ「内部統制」の機能 2章 成功事例に学ぶ！購買管理システムの導入・乗り換えでうまくいった企業 • 『パイオニア株式会社」 様 ： 紙ベースの管理から脱却、拠点ごとの購買にも対応した事例 • 『株式会社ワコム』 様 ： 発注業務の標準化・進捗の可視化を実現した事例 • 『株式会社フコク』 様 ： 業務に掛かる時間を40％削減した事例 • 『株式会社SUBARU』 様 ： システムのリプレイスで「下請法」にも対応。業務効率化した事例 2

購買管理システムにほしい機能とは？ 必要な機能を選ぼう Chapter 1 購買管理システムを導入するにあたって、どの程度「業務効率化」 「コスト削減」ができるのかが重要となってきま す。本章では購買管理システムを導入することによって「業務効率化」「コスト削減」を実現できる機能の他、 若手バイヤーへの「ノウハウ継承」の基盤を作る機能と購買プロセスを可視化して不正を防ぐ「内部統制」の機能 について解説します。 3

1章 購買管理システムにほしい機能とは？必要な機能を選ぼう 「業務効率化」を実現する機能 「情報一元化」で管理の属人化を解消 特定業務の担当者以外が進捗や状況を把握することができない、あるいは把握していない「属人化」は業務 効率の低下や品質の低下を引き起こします。 業務の進捗や状況が透明化されることにより、特定の業務を専門とする従業員がいない状況でも、他の従業 員の代行によりボトルネックが生じないので、その後の作業も円滑に進行するなど、組織全体の作業効率の向 上が見込めます。 「電子承認」でハンコ不要の承認フローに システムでは、社員のアカウントを発行して承認権限を持つアカウントを設定するだけで、印鑑がなくても決済権 を持つ人物がボタンひとつで「承認」ができるようになります。これは、紙の書類を手渡ししていた従来よりも迅 速にフローが進む、というメリットもあります。 デジタルであれば、依頼者はリモートで承認依頼を出せますし、承認者も通知が届いたらシステム上で承認・非 承認を選択するだけで済みます。紙の書類のように管理の手間・紛失のリスクもありません。 いきなり紙ベースの運用（捺印・押印）を辞めてデジタル化するのは難しいと感じるかもしれませんが、実はとて も簡単にデジタルシフトできるばかりか、紙ベースでの書類管理・承認作業よりも省力化・効率化が図れると いうメリットがあります。 「カタログ購買」 で細かな事務用品などの購買を簡単に カタログ購買とは、購買する製品の情報を電子カタログにまとめ、そのカタログを元に発注できるようにする システムや機能のことです。 あらかじめ買い手と売り手の間で購買する製品の規格や単価を 定めておくことで、購買業務をスムーズに進めることができますし、 紙、メール、FAXなど社内での購買依頼の手段を Web（電子化）に統一することで、業務の効率化を 図ることができます。 4

1章 購買管理システムにほしい機能とは？必要な機能を選ぼう 「コスト削減」を実現する機能 発注ミスを減らし、「無駄なコスト」を避ける 購買管理システムでは、発注履歴や納期、実際の納入状況を確認ができます。 これにより、複数の部門で同じ部品を発注したり、違う取引先を選んだりするミスを防ぎ、データ改ざんなどの不 正も防ぐことができるため、無駄なコストの発生を抑制することができます。 サプライヤー選定・交渉を簡単にし「最安値での購買」を実現する サプライヤーごとの情報や、過去の見積情報、購買履歴を遡って参照できる機能があれば、市場相場に関す る情報格差も無くすことができ、最安値での購買を行いやすくなります。 拠点毎にバラバラな購買費用を「価格統制」する 全拠点で共通の「購買管理システム」を導入することで、同じ品目は拠点をまたいで一括で調達できるため、 価格交渉が進めやすく、購買費用を抑えることが可能となります。 「カタログ購買」 で無駄なコストを抑える カタログ化・システム化により類似製品の確認や、 複数企業での相場価格、購入頻度の高い項目などの 把握がしやすくなります。 さらに、見積の比較検討が容易になるため、 正確な購買計画を立てることができ、 無駄なコストを抑えることができます。 5

1章 購買管理システムにほしい機能とは？必要な機能を選ぼう 若手バイヤーへの「ノウハウ継承」の基盤を作る機能 購買管理システムに必要な機能は「業務効率化」「コスト削減」に関するものに限りません。 調達・購買部門における若手バイヤーの育成は各社共通の課題といえますが、『最終プロセスが「ベテランバイ ヤーに属人化」している』、『ベテランバイヤーが多忙で「教育の時間」を取れない』、『ノウハウ・育成フローが「体 型化」されていない』などの問題が背景にあり、ベテランから若手バイヤーへのノウハウの継承が難しくなっています。 そこで、購買管理システムには、若手バイヤーへの「ノウハウ継承」の基盤を作る機能が必要とされます。 調達・購買業務のノウハウを継承するために重要な3つのポイント ノウハウを蓄積、ベテランの業務をデータ化する ベテランバイヤーの業務をデータ化することです。過去の購買情報をシステムに取 り込み一元化できれば、過去の購買経緯や交渉内容、発注量に応じた適正価 格を可視化することができます。また、ベストプラクティスをデータ化することで、ノウ ハウの標準化を図ることも可能です。 情報共有を強化、若手をサポートしやすい環境に データ化を行うことで、若手バイヤーがサプライヤーとの交渉内容をシステム上で速 やかに共有することができるため、ベテランバイヤーは適切なタイミングでサポートに 入ることが可能になります。資材の価格や発注量に応じて適時判断を下すことで、 若手バイヤーの裁量を増やし、人材育成を加速させることが可能になります。 評価指標を明確化、モチベーション向上を狙う 調達業務のプロセスを見える化することで、誰が・いつ・どのような業務を行ったか わかるようになり、組織への貢献度も明確になるのです。 評価を適正化は人材のモチベーション向上にもつながるため、若手人材の成長を 活性化することも可能になるでしょう。 6

1章 購買管理システムにほしい機能とは？必要な機能を選ぼう 購買プロセスを可視化して不正を防ぐ「内部統制」の機能 購買プロセスが可視化されていない、業務が担当者や管理者の裁量に任されている状態だと、不正が発生す るリスクがあります。そのため企業においては、業務範囲や禁止事項等を明文化し、内部統制を行う必要があ ります。 特に購買部門では製品に使用される資材を購入するという企業内においても重要な業務を任されており、お 金の流れにも大きく関わってきます。加えて、購買部門はサプライヤーとの取引において顧客という立場であり、 優位な状況で取引を進めることができます。このように、購買業務には権限が集中してしまいやすい構造があり ます。 また、購買部門はサプライヤーから営業を受ける立場にあるため、サプライヤーから不正を持ちかけられて話に 乗った、というケースもあります。外部と強い連帯感持って業務を進める必要があることで、不正の温床になりや すいと言うこともできます。 そのため、購買管理システムには購買に関する一連の業務を一元管理し、ユーザーごとに権限を限定する機 能、承認ワークフロー、購入依頼から検収までを紐付ける機能などによる、企業の内部統制を強化できるよう な機能が求められます。 購買プロセスにおける「内部統制」を強化するのに必要な主な4機能 業務の一元管理 権限設定 承認ワークフロー 購入の紐付け 機能 機能 機能 機能 購入管理システム上で、 ユーザーごとに閲覧や 承認ワークフローを活 購入が発生してから、 購入に関する一連の 変更・購入などの権限 用することで、複数人 検収までが適切に行わ 業務を一元管理するこ 設定を行うことで、不 のチェックをはさむように れているかを確認する。 とで、不正を見流さな 用意な購入や不正を なり、不正な購入など い。 起こさせない。 を見逃さない。 7

成功事例に学ぶ！ 購買管理システムの導入・乗り換えで うまくいった企業 Chapter ２ 本章では購買管理システムの導入・乗り換えでコスト削減や業務効率化の課題を解消した企業の紹介と 各企業では「どのようなことが課題となっていたか」、「どのような改善効果が得られたのか」について解説します。 8

2章 成功事例に学ぶ！購買管理システムの導入・乗り換えでうまくいった企業 『パイオニア株式会社』 様 紙ベースの管理から脱却、拠点ごとの購買にも対応した事例 パイオニア株式会社 様 グローバル化やデジタル化の進展にともない、いまや調達業務のあり方一つで企業の業績が大きく左右され る時代といえます。そうした中、パイオニア株式会社様では、間接材の調達業務プロセスと調達コストに着目 し、業務工程を半分以下に削減、間接材コストも50%近くまで削減に成功しました。 課題 発注業務が重複したり煩雑化してしまう 紙ベースで発注業務を複数拠点で行っていることにより、発注業務が重複してしまったり煩雑になっていました。 ノウハウの属人化 コスト査定などは各担当者の経験に頼ったものとなっており、組織としてノウハウを蓄積する仕組みがありません でした。 システム導入によって得られた改善効果 蓄積された購買データをもとに、ノウハウを体系化 誰もが同じ条件で発注を行えるようになったことに加えて、他拠点の購買記録を把握することも可能に。複数の 拠点が自ら共同一括購入を行ったり、空き設備をリースし合ったりするなど、新たな連携も生まれるようになりま した。 導入時の不安と解消した方法 拠点に即した対応ができなくなるのでは 社員からはシステム化によって拠点に即した調達ができなくなるという懸念が寄せられていましたが、コスト圧縮 の重要性を丁寧に説明することで、社員のコスト意識が向上し、反対意見も無くなっていきました。 紙ベースからの脱却 紙ベースでの事務処理に慣れた社員からデータ化に対する不安の声が出ていましたが、事前に操作方法の研 修を実施し、操作法に関する相談窓口を設置することで不安を解消していくことができました。 9

2章 成功事例に学ぶ！購買管理システムの導入・乗り換えでうまくいった企業 『株式会社ワコム』 様 発注業務の標準化・進捗の可視化を実現した事例 株式会社ワコム 様 イラストレーターや写真・動画編集者など、数多くのクリエイターたちに使用されるペンタブレットのトップメー カーである株式会社ワコム様では、定形の雛形がないがために発注作業が煩雑化したり、属人化したりして しまう問題を、ITシステムを活用して解決することに成功しています。 課題 受託者ごとに発注方法がバラバラで、担当者が不在だと状況がわからない 担当者ごとに発注書の雛形・発注業務のプロセスが統一されていなかったり、EMS（受託生産サービス者）ご とに社内の窓口担当が異なっていたりといった事情から、窓口担当が不在にすると発注状況がわかりませんでし た。 上司の海外出張で、承認プロセスが滞る 上司の海外出張が多く、その度に社内の承認フローが滞ってしまうという状況が頻繁に発生していました。 システム導入によって得られた改善効果 ”電子発注”で発注業務が標準化 Eメール・FAX・電話といった手段で行われていた発注業務が定型フォームでの「電子発注」になりました。これま では担当者によって発注書の雛形・発注業務のプロセスが異なっていたため、周囲が発注状況を確認すること ができない状態となっていましたが、決まった雛形で入力された発注情報が電子情報として一元化されるように なったため、発注業務の「標準化」が実現されました。 承認プロセスが電子化、リモートでも承認可能に 発注情報・在庫情報の電子化にともない、承認プロセスも電子化されたことで、課題であった「上司の海外出 張で、承認プロセスが滞る」という問題も解消されました。システム導入により、出張先など遠隔地からでもシス テム上で承認作業を完結できるため、よりスピーディに業務を進めることが可能となっています。 10

2章 成功事例に学ぶ！購買管理システムの導入・乗り換えでうまくいった企業 『株式会社フコク』 様 業務に掛かる時間を40％削減した事例 株式会社フコク 様 「購買業務の非効率化」は避けることのできない大きな課題といえます。その課題を解消するためには、複 数の取引先とのやり取りや拠点毎の購買管理など、多数の論点が存在します。そうした中、株式会社フコク 様では、システムの導入によって業務にかかる時間を40%削減し、資材面でのコスト削減にも成功しました。 課題 膨大な発注業務に伴うミスの発生 同社は製品の原材料をはじめ、接着剤や染料などの副資材、一般資材（梱包材、事務用品など）を含め ると、１万5000品目以上を扱っています。そして、これらを購入するために、月平均3万5000件以上の発注 業務が発生しており、その膨大な作業量は大きな課題になっていました。 拠点毎の購買で管理が煩雑 拠点毎に発注を行っている場合、取引先毎に購入価格が異なっていることも珍しくありません。また、発注や見 積もり依頼といった作業は、パソコンで作成した書類や手書きのものでやり取りする必要がありました。 システム導入によって得られた改善効果 業務にかかる時間を40%削減 最も大きなメリットは、業務の効率化です。以前は拠点毎に資材調達を行っていたため、購買業務にかかる人 手が多くなっていました。また、発注書も手作業で作成していたため、記載ミスも生まれていましたが、システム導 入によって、発注依頼部署が一度入力するだけで業務が完結。結果として、業務に要する時間を約40%削 減することに成功しました。 資材面でのコスト削減 ２つ目のメリットは、資材面でのコスト削減です。新たなシステムの導入前、発注部署毎に資材の購入価格に ばらつきが発生していました。しかし、導入後には購買業務を１ヶ所に集約することで、共通で使用する資材の 集中購買を実現しました。資材の購入価格を全社で統一することでコスト削減に成功しています。 11

2章 成功事例に学ぶ！購買管理システムの導入・乗り換えでうまくいった企業 『株式会社SUBARU』 様 システムのリプレイスで「下請法」にも対応。 業務効率化した事例 株式会社SUBARU 様 株式会社SUBARU様では、所内で使用される治工具や工場消耗品などの間接材の発注業務が月間 8000件程度発生しており、その調達コストの削減や業務効率の向上は大きな課題になっていました。そこ で、ボトルネックとなっていたERPを変更したことで、調達業務を「効率化・コスト削減」に成功しました。 課題 自社の要件や日本の法律にマッチしていない 当時使用していたシステムは下請法（下請代金支払遅延等防止法）などの国内法に対応しておらず、現 場の実態に即した運用が難しいものとなっていました。 また、システムの一部機能しか必要としておらずコストパ フォーマンスの低さも課題でした。投資した費用に対して、期待した以上のパフォーマンスを上げることができてい なかったといえます。 バージョンアップができず業務の変化に対応できない 従来から使用していたERPは現場業務に合わせて様々なカスタマイズを重ねていたため、独自の仕様も多く、 新たな業務フローに対応したバージョンアップを行いづらいという課題もありました。 システム導入によって得られた改善効果 業務フローの見直しによる無駄な作業改善 従来、業務に合わせてシステムをカスタマイズすると考えられていましたが、システムに合わせて業務フローを見直 したことで、無駄な作業の改善に繋がりました。 すべての端末・部門で利用可能になり確認作業が効率化 以前のERPでは端末台数の制限がありましたが、端末台数の制限のないシステムに乗り換えたことにより、待ち 時間がなくなると同時に、申請者・承認者・購入部での確認作業の効率化を実現しました。これにより業務進 捗の遅れも発生しづらくなりました。 発注の一元化で大幅なコスト削減 部署ごとにバラバラで発注していた事務用品などを一括で発注できるようになり、コスト削減が実現できました。 今後は本社システムも統合することで、集中購買のメリット増大を目指すとしています。 12

購買業務の削減・コンプライアンス強化を実現！ 調達業務を一気通貫で支援。購買管理システム 「PROCURESUITE」 プ ロ キ ュ ア ス イ ー ト

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITE（プロキュアスイート）とは？ 都度購買、カタログ購買、請求書実績払い ・・・ といった、 さまざまな購買方法に対応した「調達支援ソリューション」です。 間接材購買における課題を、一元化された集中購買へと変えることにより解決。 現場～購買～仕入先（サプライヤー）まで、一気通貫で機能をご提供します。 貴社業務に合わせた調達プロセスを踏むことが可能です。 都度購買 カタログ購買 請求書実績払い 設備 治具 文具・OA事務用品 人材派遣 測定器 PC・少額周辺機器 小口運送 事業所設備 用紙・トナー・事務消耗品 複合機などの事務機器 各種業務委託 汎用工具 車両リース・レンタル etc ... etc ... etc ...

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 購買業務プロセスの可視化 各利用者が進捗状況（見積中、承認中、受入済み）を共有することが可能。 属人化を防ぎ購買活動に関する透明性を確保します。 各一覧はCSV形式ダウンロードが 進捗状況を可視化し、注文データの状態を 可能 一覧で表示することが可能 伝票単位での履歴照会機能により、証跡のトレーサビリティ（履歴管理）が可能。 購入申請、見積、発注時の添付ドキュメントもデータベース上で紐付け管理をします。 購買業務のコンプライアンス強化 PROCURESUITEでは、法規制（内部統制や下請法）に対応した機能を有しており、 調達業務に関わるコンプライアンス（遵法）強化をサポートいたします。 下請法適用有無を 登録/判別

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITEを導入した企業様の事例で、業務コストを1/3に削減した例もあります。 ※コストは人件費換算です。 導入前 650万円 / 月 導入後 250万円 / 月 業務コスト 400万円 / 月（年間 4,800万円）の削減を実現！ PROCURESUITE 導入による効果 ◆見積申請から検収まで一連の業務プロセスを搭載 ◆調達業務プロセスの可視化によるリードタイムの短縮 ◆調達業務のコンプライアンス強化 ◆購買分析・コスト削減を支援する情報の蓄積 ◆汎用品の購買時のカタログ購買方式実現 ▼導入事例集のダウンロードはこちら（無料）▼ https://www.daikodenshi.jp/daiko-plus/case/procuresuite-case-studies/

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 「PROCURESUIE」とは、見積・発注・承認処理などの購買業務において社内の要求部門・調達部門や 発注先を含めた効率化と情報可視化を実現するソリューションです。 カタログサイトとの連携により、間接材コスト削減や業務コストの大幅削減を実現し、企業の調達革新を実 現します。 発注書など、面倒な入力作業が不要に。 購入頻度の高い品目を把握しカタログ化することで、 オペレーションコストを従来の1/4以下へと削減できます。 また、購買頻度の低い都度購買の品目についても 手配状況の進捗が分かるので購買業務が円滑に進められます。 発注のペーパーレス化で 人為的なミスを減少・管理工数も削減。 紙やメール、FAXなどの情報伝達手段をWebに統一。 省力化＆スピードアップが実現します。 購買実績データの傾向値分析により、 コスト削減の次の一手が見つけることも可能です。 調達プロセスを可視化して 内部統制・コンプライアンス強化を実現。 見積～検収まですべての購買プロセスを一元管理、 及び、見える化します。 また、下請法（下請代金支払遅延等防止法）に準拠した購 買業務を提供できるようになります。 購入価格を最適化して、 調達コストを削減。 全社共通のマスタ（カタログ）から購入することで購入価格のバ ラつきを無くし最適化できる。

本資料および「PROCURESUITE」に関するお問い合わせ 大興電子通信株式会社 DAIKO DENSHI TSUSHIN,LTD. 〒162-8565 東京都新宿区揚場町2番1号 軽子坂MNビル 製品に関するお問い合わせはこちら TEL：03-3266-8128 MAIL：planner@daikodenshi.co.jp WEBサイト 「DAiKO＋PLUS」 はこちら https://www.daikodenshi.jp/daiko-plus/