専門的な内容を分かりやすく伝える手法を学ぶドキュメント制作セミナー 事例【事例紹介 独立行政法人様】

Page 1:事例紹介 独立行政法人様専門的な内容を分かりやすく伝える手法を学ぶドキュメント制作セミナー「テクニカルコミュニケーションのフレームワークおよびドキュメント改善の豊富な事例が、知識形成・活用力向上の参考になりました!」お客様からのご要望これまでお客様内部では、業務を整理して他者に伝えること、ナレッジをアーカイブ化することが重要ポイントと位置づけ、様々な取り組みを行ってこられました。また、働き方の改革を進めていくうえで、業務の棚卸をどうすれば効果的に進めてゆけるかという点についても、検討を進めておられました。この度、他者に情報を分かりやすく伝えることの重要性について、マニュアルを題材に気づきを得たいということで、弊社にお声掛けいただきました。たとえば、・業務引継ぎ書を作成するうえで、TC の考え方を反映したい・相手との知識のギャップを埋めることで、問合せをどのように減らせるか・報告書の記述レベルが様々な場合、目的に合わせてどこまで書いたらいいか・実務者向けなのか、管理者向けなのか、新人向けなのか、対象をどのように見極めたらよいか上記の取り組みを効果的に進めるため、弊社のコンサルティングをセミナーの形で活用したいというお問合せをいただきました。

Page 2:事例紹介 独立行政法人様 | 2ヒューマンサイエンスのソリューションLessons Learned(プロジェクト教訓)の考え方が定着しており、プロジェクトを資産化するという PDCA サイクルが確立されていましたが、効率的に相手に伝わる、資産となる文書をどのように作成するかが課題となりました。文書化はしているが、それが適切かどうかわからない、自分のメモとして保管しているが、他者に活用されていないという現状の中、以下の点をテーマに取り組みました。・業務を整理して他者に伝えること・活用できる状態にすること・標準化する意識を持っていただくこと主にお客様内部で活用されるドキュメントが対象となっていましたので、セミナー実施まで数回の打合せを行い、ドキュメントに関連した現状の課題、目指すべき姿、および今回のセミナーの位置付けを人事のご担当者様と打合せを行いました。単なるマニュアル作成のテクニックではなく、同じような課題を抱えている民間企業の取組例やその効果などの事例を含めて、実際的な教育の場となるように心がけました。

Page 3:事例紹介 独立行政法人様 | 3お客様の声“・マニュアル作成にこんなアプローチの仕方があるんだということを知ることができ、目からうろこでした。・「わかりやすい文章とは」の定義が参考なりました。対象（読む人）を考えて、分かりやすく簡潔な文章で書類を作成しようと思います。・本日学ばせていただいた内容は全て業務に役立つと思いましたが、ドキュメントを作る際の目的の共有や洗い出しは身近な所に広めていきたいと思いました。・伝える情報を洗い出し、内容を大分類に分けて・・という技術作成の考え方、共有が大事!ということも含め、大変勉強になりました。・全体俯瞰して「見える化」すること。それを標準的なシートに落とすこと。そのテンプレートを皆で共有しながら作っていくという点に気づきが得られました。・業務マニュアルへの取り組みとして、効率的な考え方、進め方が理解できた。研究部門の方も文書に関する同じような悩みがあると知れて、問題意識を共有できました。・自分が意図している内容に対して、誰もが迷わず、分かりやすく伝えることが重要であることがわかりました。”ヒューマンサイエンス担当者から社内ドキュメントを題材にしたセミナーです。お客様は、知識形成・活用力向上に関し、マニュアルを題材にした課題解決セミナーを企画することで、気づきを与えたいと考えておられました。特に、以下の点が重要ポイントでした。・ドキュメントを作成する際の基本的なフレームワークを学ぶ・テクニックも必要だが、まずは「仕事の仕方を変えるためのきっかけとしてほしい」・他者にナレッジを伝える・活用する重要性を学ぶきかっけ・意識づけセミナーを進めながら、受講者の方たちから多くの意欲的な発言を頂きました。たとえば、

Page 4:事例紹介 独立行政法人様 | 4・各事業所で業務フローが統一されていないので、マニュアルを活用して統一化する必要がある・上⾧へメール報告する際も、へりくだりすぎるとあまり時間がかかってしまうので、簡潔に必要なことを伝えたい・今後は業務の見える化を提案していきたい意欲的な発言が多くありました。受講者皆さまは仕事に対するモチベーションが大変高く、適用力にも優れておられることがわかりました。お客様は一般向けの研修サービスでは自分たちが必要とする知見やアドバイスが得られないと考え、弊社にご依頼いただきました。弊社では、豊富な内製マニュアルの教育コンサルティングの実績がございますので、お客様が抱えるお悩みにも実際的なアドバイスができたと思っております。マニュアル作成のベースとなる考え方であるテクニカルコミュニケーション（TC）は、技術的、専門的な内容を他者にわかりやすく伝えるのに大変役立ちます。弊社では、このテクニカルコミュニケーションの適用、定着に独自のメソッドがありますので、多くの企業、法人のお客様にとっても今後の業務改善の一助になるものと考えております。株式会社ヒューマンサイエンス052-269-8016〒163-0710東京都新宿区西新宿 2-7-1 小田急第一生命ビル 10 階 （担当 : 佐賀）〒460-0008愛知県名古屋市中区栄 3-2-3 名古屋日興証券ビル 403-5321-3111http://hs-learning.jp/東京本社名古屋オフィスhsweb_inquiry@science.co.jp（担当 : 上田）