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社内の商品データを一元管理して業務を効率化!商品情報管理クラウドサービス『Plapi』活用事例集

事例紹介

産業機器メーカーの設計部門、電子部品メーカー、技術専門商社の営業部門、物流部門など“製造業”での活用事例を一冊にまとめました

「代理店との情報連携が弱い」
「社内の設計書やデータの管理ができていない」
「得意先や拠点、商品ごとにマニュアルが存在し、探すのに時間がかかる」

こうした課題を解消した事例を掲載!効率化でお悩みの方は必読です!
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このカタログについて

ドキュメント名 社内の商品データを一元管理して業務を効率化!商品情報管理クラウドサービス『Plapi』活用事例集
ドキュメント種別 事例紹介
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取り扱い企業 株式会社JSOL (この企業の取り扱いカタログ一覧)

このカタログの内容

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商品情報管理クラウドサービス 活用事例集
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目次 1.産業機器業界 設計者の課題 2.住宅設備メーカー お客様相談室の課題 3.技術専門商社 営業推進部の課題 4.電子部品メーカー 営業本部の課題 5.製造業 ロジスティック部の課題 商品情報管理クラウドサービス 1
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1. 産業機器業界 設計者の課題
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産業機器業界におけるPIM活用 業種 産業機器メーカー 部署 設計部門 PIMに関わる市場調査で聞いたマーケットの声と対応策につい てご紹介していきます。今回は、製造業(産業機器・組立 メーカー)のお話です。 背景 競合が増えるグローバル市場 産業機器の国内の需要は伸びず、グローバルでの事業を進めていく企業が多くあります。 特に工場への投資が大きい、中国やアジアの市場へ進出しないといけないと考えていると聞 きます。しかし、中国を中心としたアジア圏の競合も増えてきているため、競争の激しい市 場で勝ち残っていかなくてはなりません。そのため、市場の動向やニーズを素早くキャッチ アップし、市場や顧客に合わせた新製品を開発し、提供していく必要があります。 課題 代理店との情報連携が弱い 製品開発や設計担当者は、市場のニーズを把握し、新製品に反映させると同時に、機能を 向上させて、必要に応じて新しい技術を取り込んでいきます。しかし、グローバルでのビジ ネスでは、代理店経由で製品を販売することも多く、代理店の先にいる顧客の声を拾うこと ができないことが少なくありません。また、代理店との関係性も親密なところであれば、情 報共有することも多いですが、設計レベルでの会話ができる代理店がある企業はまだまだ少 ない状況です。もっと代理店や販売店と製品やマーケットの情報を共有し合うことができれ ば、製品開発のスピードが上がっていくと思います。 社内の設計書や部品データの管理ができていない さらに、社内でも設計や部品の調達が非効率になっており、時間がかかるという課題をよ く聞きます。設計者が設計データを各部門と共有して展開していきたいのですが、CADデー タを扱える人数も限られるため、PDFや紙で設計書を展開していくので、展開した後に設計 書を探すのに時間がかかっています。産業機器業界ではロングセラーも多く、古い製品も顧 客の工場で稼働していることがあり、故障や後継品の問い合わせがありますが、古い製品だ とそもそもの資料を探すのに時間がかかるのです。 また、その設計書が見つかったとしても、関連する部品や設置に関するデータなど、紐 づけて管理ができていないと、設計者への問い合わせが発生し、対応に時間がとられること で、設計に関わる時間が減ってしまいます。営業担当者が自分で製品に関する資料や関係の ある製品や部品を調べることができれば、問い合わせが大きく減るはずです。競合よりも早 く、市場ニーズを満たした新製品を開発するために、設計書や関連する製品・部品のデータ やファイルを管理することが重要です。 この課題を解決するPIMの活用とは? 活用方法は次ページへ ➜ 3
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産業機器業界におけるPIM活用 課題の整理 1 グローバル(特にアジア圏)でのグローバル展開が急務 2 販売代理店と情報連携し、新製品開発に活かしたい 3 社内の設計データや部品情報が管理されず、問い合わせ多く、手間がとられる PIM導入による設計や製品データの活用 これらの課題に関して、PIM(Product Information Management)を導入することで、製品や商品の情報を一 元管理し、問い合わせの削減、設計書や関連する製品 データの活用など、業務の効率化を実現できます。また、 その結果として、製品開発のスピードアップ、顧客への 問い合わせへの迅速な対応など、売上やコスト削減に寄 与することができます。ただ、単にシステムを導入する だけでは期待する効果を得ることはできないので、導入 と併せて、業務の運用を見直すなど、業務改善への取組 みが必要です。 商品情報管理サービスPlaPiの導入効果 PIMのサービスは高価なパッケージからサービス型までありますが、特殊な製品情報の管理 が不要であれば、サービス型を活用して試してみることをオススメします。弊社のPIMクラ ウドサービスである『PlaPi』は月額1万円から契約できるサービスであり、すぐに試しに 使ってみることができます。 前述の産業機器業界の設計者によくある課題に対しては、単に設計書や製品の情報を集約 するだけでなく、すぐに検索できるという特徴があります。例えば、製品コードに紐づく設 計書や画像、性能テストの結果など、データとファイルを紐づけて管理できるので、見つけ たいファイルをすぐに検索して探し出すことができます。 さらには各製品と関連のある製品や部品を紐づけることができるので、例えば、後継品を 見つけたり、必要な補修部品がすぐに見つかります。設計担当者以外の営業担当でも同じ情 報を参照することで取り合わせを減らし、また営業担当から製品に関するデータを登録し、 設計者へフィードバックすることも可能になります。 社外との情報連携も可能にするので、代理店と製品に関するデータをやりとりし、代理店 側から顧客の声やマーケットの情報を製品単位で登録してもらい、即座に設計担当へフィー ドバックすることができるメリットもあります。 このようにPIMに設計や製品に関するデータを集約し、設計、製造、営業担当で共有するこ とで業務効率化を実現するとともに、社外の代理店と連携することで顧客の声を活かした製 品開発や販売戦略を考えることができるようになります。 お問合せ 商品情報管理クラウドサービス PlaPi® TEL: 03-5859-6001 E-mail: plapi-service@ml.jsol.co.jp https://jsol.plapi-product.com 4
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2. 住宅設備メーカー お客様相談室の課題
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PlaPi導入事例 住宅設備メーカーC社 業種 住宅設備メーカー 部署 お客様相談室 背景 C社のお客様相談室では、ユーザーからはもとより、 営業部やサービス部など、社内各部署からの商品に関す る問い合わせにも対応しており、負荷が非常に高い状態 であった。従業員の働き方や業務改革の必要に迫られて いた。 課題 商品情報がデータベースに一元化されておらず、問い合わせ対 応に様々な問題が… C社の社内、特にお客様相談室のオペレータースタッフの間では、長年使用している商品 データベースのシステムが、その古さから使い勝手が悪く、問題になっていました。 また、現システムでは各商品に関し、製品、パーツ、保守部品などの情報データが一元管理 されていませんでした。そのため、実際に問い合わせ対応を行う際には、複数のファイル サーバーを参照しなければならず、必要な情報を見つけ出すのにかなりの時間がかかってい ました。また、CADデータや画像等のメディアファイル、スキャンしたPDFファイルなど、文 書以外の形式のファイルを検索することができない点も、問い合わせ対応時の手間が増える 要因となっていました。 「商品リリース後に、技術系部署から補足資料が追加されることも多いのですが、それらを 各担当が独自に保存していることもあり、結局、同一商材の資料が社内に点在している状態 で……」(お客様相談室・T氏) もっと取扱商品の資料・データを活用しやすくすべきだと考えた室長のT氏は、他のデータ ベースシステムの導入を検討しました。しかし、リプレイスにかかるコストや作業負荷の高 さ、スタッフの再トレーニングの必要性を前に、実行には踏み切れませんでした。 課題のポイント 1 長年活用している商材データベースは使い勝手が悪く、情報が一元管理されて おらず、問い合わせ対応に時間がかかる。 2 CADや画像データのメディアファイル、スキャンしたPDFなどを、検索すること ができない。 この課題を解決した方法とは? 解決策は次ページへ ➜ 6
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PlaPi導入事例 住宅設備メーカーC社 解決のポイント 1 商品情報管理サービス「PlaPi(プラピ)」を活用すれば、膨大な商品データ を、簡単に一元管理できることがわかった。 2 トライアル導入したところ、商品情報登録やメディアファイルとの連携も簡単 で、検索性にも大変優れていることが分かり、本導入が決定した。 解決 商品情報管理サービス「PlaPi」で、膨大な商品データを一元 管理して使いやすく T氏は、ある展示会を訪れた際、JSOLのブースでク ラウド型商品情報管理サービス「PlaPi」に出会いま した。その場で同社スタッフに詳しい話を聞くと、企 業が保有する膨大な商品データを一元管理し、活用し やすくするソリューションでした。また、利用形態も サブスクリプション型のクラウドサービスを採用して いるため、事業規模に関わらず、簡単かつコストメ リットもあり、導入もスピーディーだということがわ かりました。 商品情報登録やメディアファイルの連携も簡単で操作性がよい ため、気軽に導入できる T氏は社内の了解を取り付け、「PlaPi」をトライアル導入し、評価を行うことにしました。 手始めに、マニュアルやCADデータを入れ、次に今使用しているExcel/CSV状の商品情報を アップしてみました。商品情報登録は想定以上に簡単で、短時間で作業が完了できました。 この状況を実感したT氏は、商品内容が簡易な部門を対象にスタートして、効果を実感して から全社展開するという計画を考えていました。 次は、画像、PDFなどのメディアファイルです。こちらのデータアップもスムーズに進行し、 商品に紐づいて一元的に見れるようになり、探したい情報の検索性が大幅に向上することが 分かりました。検索性を体感した現場スタッフからも「これだと問い合わせへの回答速度の 大幅アップが見込める」と、「PlaPi」の本導入を望む声が多数聞かれました。 C社お客様相談室では、検討の結果、「PlaPi」を使って商品データベースを作成し、全ての 情報を一元管理することを正式に決定しました。 お問合せ 商品情報管理クラウドサービス PlaPi® TEL: 03-5859-6001 E-mail: plapi-service@ml.jsol.co.jp https://jsol.plapi-product.com 7
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3. 技術専門商社 営業推進部の課題
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PlaPi導入事例 技術専門商社B社 業種 技術専門商社 部署 営業推進部 背景 製造現場で使用する様々な機械や技術サポートを取り 扱うB社。社内での商品情報管理は主にExcelで行なう 一方、取引先への情報提供についてはカタログ冊子をメ インに行っており、データ量が多いうえに新旧情報が混 在している状況だった。 課題 得意先ごとに仕入れ価格を設定、商品照会に時間がかかって… B社では、売上貢献度に応じて、扱える商品や仕入れ価格が違う得意先ランクを設定して いましたが、そのランク付けはとても複雑でした。そのうえB社が扱う商品数は膨大にある ため、商品情報や価格を別の得意先に誤って伝えてしまうミスが相次ぎ、トラブルに発展す ることが社内でも問題となっていたのです。 「商品について問い合わせがあるたびに、社内の複数の情報にアクセスして照会しなければ ならず、正しい情報を見つけるのに手間や時間がかかっていました。急ぎの問い合わせにク レームを受けることも多々あり、早く何とかしたいです……」(営業推進部・T氏) 得意先への商品情報共有は紙ベースで行なっているが、紛失の リスクもあり効果的でない また、新製品などの追加情報があった際には、その都度パンフレットを作り、「追加版」 として各得意先に送付していました。しかし、得意先はもとより、自社の営業担当者までそ のパンフレットを紛失してしまうこともあり、せっかくの最新情報が関係者に伝わっていな いうえに、新旧の情報が複雑に混在していることもわかってきました。営業推進部ではT氏 を中心に、社内での商品情報を一元化してわかりやすく管理すること、また得意先への商品 情報の提供方法について改善策を話し合い、改善策のトライアルを続けましたが、部内で課 題を解決できそうな方法は見つかりませんでした。 課題のポイント 1 得意先ごとに商品スペックや仕入れ価格を設定しており、情報の照会に時間が かかる。 2 得意先への商品情報の共有は紙ベースで行なっており、紛失のリスクが高い。 この課題を解決した方法とは? 解決策は次ページへ ➜ 9
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PlaPi導入事例 技術専門商社B社 解決のポイント 1 「PlaPi(プラピ)」なら、商品情報をクラウド上のデータベースで一元管理 し、迅速に照会できる。 2 得意先に、Webベースで常に間違いのない商品情報を共有できる。 解決 「PlaPi」なら一元管理可能な商品情報データベースを簡単に 構築でき、迅速に照会! 解決策を模索していたT氏は、訪れた情報サービス に関する展示会で、JSOLが提供するクラウド型商品情 報管理システム「PlaPi」の説明を受けました。今の 課題解決にピッタリだと感じたT氏は、営業推進部の メンバーを集めて、後日、デモを見せてもらうことに しました。「PlaPi」は、一元管理可能な商品情報 データベースをクラウド上に簡単に構築できるサービ スで、各商品に紐づく情報を一括で管理できるため、 外部からの問い合わせにもスピーディーな対応が可能 です。また、Webから簡単にアクセスできるため、 これまでのようにExcelとカタログ冊子を併用する必要がなくなり、営業活動の効率化と迅 速化が同時に見込めることがわかりました。 各得意先のランク付けや権限設定も簡単。これでもうトラブル の心配なし! また「PlaPi」なら、得意先ごとのランク付けや閲覧権限の設定も簡単にできることから、 間違えて情報提供してしまうリスクも大幅に減少できます。 「ランク付けと同じくらい大変だった、頻度良く更新される仕入先からの製品データや、 CSV、メディアファイルの一括アップロードも簡単で、業務効率も向上できそうですね」 (営業推進部・T氏) T氏は、「PlaPi」なら商品情報管理に関する課題を一気に解決できると考え、トライアル導 入を申し込み、商品データベースを作成してみました。その結果、商品情報の一括登録など の操作が予想以上に簡単で、ITの専門知識がなくても構築できることが確認でき、早速その 導入について上司に相談して、承認を取りました。現在、営業推進部では、膨大かつ多岐に わたる商品情報の一元化が着々と進められています。 お問合せ 商品情報管理クラウドサービス PlaPi® TEL: 03-5859-6001 E-mail: plapi-service@ml.jsol.co.jp https://jsol.plapi-product.com 10
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4. 電子部品メーカー 営業本部の課題
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PlaPi導入事例 電子部品メーカーA社 業種 電子部品メーカー 部署 営業本部 背景 自社独自のECサイトを立ち上げることになったA社は、 商品点数の多さや、そのデータの整合性を合わせる作業 にかなり手間取り、連日対応に追われていた。データの 整理だけで時間がかかり、ECサイトの検討もままならな い状況であった。 課題 商品情報管理を一元化したいが、複数コードが付与され煩雑化 してかなり難しい… 営業本部では、商品情報を一元管理するためにひとまず管理状況の棚卸を行うことにしま した。しかしA社では、担当営業部署ごとに商品管理をしており、ExcelやPowerPoint、紙 などそれぞれ管理しやすい形で、極めて属人的な方法で行われていたのです。そのため、顧 客・商品データの重複も多く、まったく整合性のない状態でした。また、同一商品に関して、 直販用、電子部品ショップ店頭用など販売チャンネルによって複数のコードが付与されてい ました。今後はオープンするECサイト用のコードも追加されることになるため、ますます煩 雑になることが予想されました。棚卸作業の中心となった営業本部のM氏は、「今の管理方 法では、一元管理を実現するには程遠いだろう」と嘆いていました。 複雑な枝番管理が原因で商品照会に時間がかかりすぎる さらに、膨大な種類、形式のラインナップがある商品では、枝番単位の管理が必要となっ ていました。ですが、管理項目や枝番は何度も継ぎ足され、必要なイメージ画像がないもの も点在するなど、商品情報に統一性は全く見られません。そのため、お客様からの問い合わ せがあっても、該当する機器に対応する部品の正確な情報を調べるのに時間がかかり、回答 が遅くなることで商機を逃してしまうことも頻発していたのです。このままではECサイトで のスムーズな商品管理は難しいとの認識が高まり、営業本部では対応策を検討し始めました。 課題のポイント 1 商品情報を一元管理したいが、各商品に複数コードが付与されて管理が煩雑化 している。 2 商品の種類・数が多く複雑な枝番管理をしているため、商品照会に手間と時間 がかかる。 この課題を解決した方法とは? 解決策は次ページへ ➜ 12
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PlaPi導入事例 電子部品メーカーA社 解決のポイント 1 クラウド型商品管理システム「PlaPi(プラピ)」なら、一括登録で商品情報 を一元管理できる。 2 付属品、画像などの関連情報を商品データに連携できるため商品検索が容易に なった。 解決 一括登録で全商品情報を集約でき一元管理が可能なクラウド型 商品管理サービスの導入! 自社の商品管理方法について情報収集を進めるなか、 M氏はJSOLからリリースされているクラウド型商品管 理サービスの「PlaPi」というソリューションを見つ けました。早速、問い合わせて、デモや詳細な説明を してもらったところ、まさに今抱えている管理の課題 を一気に解決できるという可能性を感じました。 ユーザーインターフェースが分かりやすいことに加え、 既存のExcel/CSVの商品情報をアップロードするだけ で、簡単に商品情報の登録が可能できるため、IT部門 でなくでも対応が可能でした。「PlaPi」にすべての商品情報を簡単に集約でき、全社で一 元管理できる基盤を整えることができます。 あらゆる関連情報を商品データに紐づけられるため、検索やコ ンテンツ管理が容易に また、付属品や後継品などの商品に紐づく情報も、項目を自在に設定でき、一目で把握で きる点も便利でした。これなら関連商品に関する問い合わせに対しても、スピーディーな検 索でタイムラグなく適切な提案が可能になります。さらに、ECサイトに掲載する画像やス ペック表、製品の関連情報なども、品番に紐づけて管理できるので、コンテンツ管理が非常 に楽にできることもわかりました。 「当社では同じ部品でもピン数、形状違いによるラインナップが豊富な商品が多く、文字情 報だけでは理解が難しい場合があります。その点でも、メディアファイルの紐づけが可能な 「PlaPi」の機能はうれしいですね」(M氏) トライアル評価を行なったところ、複数コード、多数の枝番を持つ商品についても、手間な くスムーズに探し出すことができ、最適な形での商品管理ができると実感できました。A社 では、「PlaPi」を使ってすべての商品情報管理を一括で行なう方針を決定。ECサイトのロー ンチに向け、着々と商品情報登録を進めています。 お問合せ 商品情報管理クラウドサービス PlaPi® TEL: 03-5859-6001 E-mail: plapi-service@ml.jsol.co.jp https://jsol.plapi-product.com 13
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5. 製造業 ロジスティック部の課題
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PlaPi導入事例 特注品メーカーD社 業種 製造業 部署 ロジスティック部 背景 特注品メーカーD社では、担当者が得意先ごとの業務に 合わせて、柔軟に対応してくれる点が高く評価されていま した。得意先や拠点、案件ごとに異なる在庫管理、ロジス ティック指示、受発注などの業務フローやマニュアルなど の各種資料を整備し、この業務フローを自社の強みとして 運用していました。しかし、得意先が増えるにつれて管理 が煩雑になり、現場の業務時間が膨れ上がっていたのです。 課題 マニュアル管理の属人化で問合せが多数発生、業務負荷が高く なってきた 得意先に関する情報管理の責任はロジスティック部の各担当者に一任されていたため、商 品の入出庫手配までの管理マニュアルは各担当者が個別に整備しており、属人的になってい ました。その結果、得意先が増えるにつれて、担当者ごとのマニュアルが増え、商品に関わ る商品部門や営業部門は、マニュアルや契約書などの関係書類を探すのに時間がかかり、業 務時間が膨れていったのです。また、最新の資料がわからなくなり、物流担当者への問い合 わせも数多く発生し、関係会社や拠点への発注や連絡も遅れることがしばしばありました。 得意先や拠点、商品ごとに多数存在するマニュアル、探すのに 時間がかかる さらに同一得意先であっても、各拠点(国・海外支社)や商材ごとに、業務を変える必要 があるため、得意先ごとに複数の管理マニュアルが存在しています。そのため管理が複雑化 し、情報を見つけるのにも苦労していました。配送先拠点の輸出入規定や得意先独自のルー ルがあり、注意事項の記述や各部門担当者へのチェックリストによる事前確認を義務化して おりましたが、関係書類があまりにも多岐にわたり、対応業務量も膨大でした。D社のロジ スティック部長のU氏は、管理に関するマニュアルや資料、データを一元管理できないかと 社内で検討し始めました。 (ロジスティック部・U氏) 課題のポイント 1 マニュアル管理が属人化し、問い合わせが多数発生している。 2 多数存在する複数のマニュアルを探すのに時間がかかっており、検索効率を上 げたい。 この課題を解決した方法とは? 解決策は次ページへ ➜ 15
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PlaPi導入事例 特注品メーカーD社 解決のポイント 1 商品情報管理「PlaPi」で得意先のファイルを一元管理し、情報を集約するこ とで問合せを削減。 2 得意先、商品、拠点ごとのデータやファイルを検索可能にし、独自の項目でも 柔軟に登録可能。 解決 得意先のファイルを一元管理し、情報を集約することで問合せ を削減! PlaPiは様々なデータやファイルをクラウドのサービス として一元管理できるので、D社は得意先のファイルや 情報をPlaPiに集約し、管理することで、ロジスティック 部の担当者や商品部門のオペレーター、営業部門が1つの システムで情報共有することができるようになりました。 他拠点への通知や注意事項の連絡等、社内外の連携漏れ もなくなり、確認作業に費やされていた時間や問い合わ せも削減され、業務効率が大幅に改善されました。 得意先、商品、拠点ごとにデータやファイルを検索でき、デー タ管理が楽に! PlaPi上に得意先コードを登録することで、マニュアルや契約書などのメディアファイルを 得意先と連携して管理ができるようになりました。また、拠点や案件ごとに異なるマニュア ルを、得意先ごとの配下フォルダに階層管理することで、関連するマニュアルやチェックリ ストなど、全てのデータとファイルが得意先コードに紐づけられ、すぐに必要なファイルを 見つけることができるようになりました。強みとしていた得意先に合わせたきめ細かく丁寧 な対応や業務を、スムーズに実施できるようになっていきました。 また、データの項目変更が独自に設定できるため管理しやすく、使いやすいUI/UXにより、 現場の担当者でもすぐにシステムの利用になじむことができ、社内全体で効率的に得意先情 報を共有できるようになりました。 「サービスの質を維持しながらも、オペレーションスピードを向上させ、回転率向上にも繋 がりました。」 (ロジスティック部・U氏) 今後は各拠点での利用を検討していきます。 お問合せ 商品情報管理クラウドサービス PlaPi® TEL: 03-5859-6001 E-mail: plapi-service@ml.jsol.co.jp https://jsol.plapi-product.com 16
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商品情報管理クラウドサービス
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JSOLからのご紹介 商品情報管理クラウドサービス PlaPiのご提案 18
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